Model strategi perubahan dalam konteks komunikasi organisasi (korporat) dengan memperhatikan konsep komunikasi korporat (organisasi), konsep change management, teori-teori perubahan organisasi / korporat dan faktor teknologi informasi dalam organisasi.

A. KONSEP KOMUNIKASI DAN ORGANISASI

 Proses komunikasi terus berkembang seiring berjalannya kemajuan teknologi dunia yang semakin tinggi. Indonesia saat ini tergolong sebagai negara berkembang yang pembangun akan negaranya dapat diperhitungkan. Manusia berbasis teknologi saat ini semakin berlomba-lomba memperoleh informasi terbaru dari dunia.

Komunikasi mempunyai fungsi yang sangat penting dalam kehidupan manusia. Kebutuhan komunikasi sudah ada sejak manusia dilahirkan. Seorang bayi akan menangis jika ia merasakan sesuatu, dari tangisan tersebut orang tua akan mengetahuinya, maka telah terjadi komunikasi antara anak dengan orang tuanya. Lewat komunikasi, manusia dapat menyampaikan isi hati, pikiran, sikap ataupun informasi kepada sesama dan mendapatkan timbal balik. Proses komunikasi berlangsung pada diri seseorang, organisasi dan perusahaan. Komunikasi yang berlangsung didalam organisasi dikenal juga dengan komunikasi organisasi. Komunikasi organisasi menurut Zelco dan Dance seperti yang dikutip oleh Arni Muhammad adalah suatu sistem yang saling bergantung yang mencangkup komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di era globalisasi saat ini memaksa terjadinya persaingan bebas. Untuk menghadapi hal tersebut, dalam konteks komunikasi organisasi dan korporat, strategi perubahan komunikasi sangat diperlukan.

Proses manajemen organisasi/korporat tidak dapat dipandang statis, melainkan bersifat dinamis. Dari waktu ke waktu manajemen organisasi/korporat selalu mengalami perubahan yang meliputi segala aspek manajemen mereka di dalamnya. Perubahan-perubahan yang terjadi dalam manajemen organisasi/korporat, pada intinya merupakan suatu proses yang terjadi terus menerus, ini artinya bahwa perusahaan pada kenyataannya akan mengalami perubahan-perubahan. Tetapi perubahan yang terjadi pada suatu perusahaan/organisasi dengan faktor eksternal yang lain tidaklah sama.

Keberhasilan suatu perusahaan di masa yang akan datang tergantung dari pemahaman dan kelangsungan bisnis serta keberhasilan mewujudkan visi. Dalam mensinergikan dan menyamakan visi, perusahaan harus fokus pada permasalahan mengenai integrasi seluruh karyawan, seperti Leadership, struktur perusahaan, culture atau budaya perusahaan, dan kinerja. Pada proses sinergi ini akan terjadi perubahan-perubahan (changes) yang harus dihadapi oleh masing-masing karyawan. Komunikasi yang strategis dan sistematis kepada para karyawan mengenai hal-hal tersebut diatas, sangat diperlukan agar satu kata di dalam menghadapi perubahan yang terjadi. Memahami rasa khawatir para karyawan dan antisipasi atas banyaknya pertanyaan yang muncul dari mereka merupakan hal paling penting dalam mengkomunikasikan suatu perubahan.

            Manusia dan komunikasi merupakan suatu hal yang tidak dapat terlepas satu sama lainya. Komunikasi merupakan kebutuhan dasar manusia. Sejak lahir dan selama proses kehidupannya, manusia akan selalu terlibat dalam tindakan-tindakan komunikasi. Tindakan komunikasi dapat terjadi dalam berbagai konteks kehidupan manusia, mulai dari kegiatan yang bersifat individual, diantara dua orang atau lebih, kelompok, keluarga, organisasi, dalam konteks public secara lokal, nasional dan global atau melalui media massa.

Sedangkan konsep organisasi menurut Schein dalam buku Komunikasi Organisasi karya Muhammad Arni, mengatakan bahwa organisasi adalah suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan melalui pembagian pekerjaan dan fungsi melalui hierarki otoritas dan tanggung jawab. Schein juga mengatakan bahwa organisasi mempunyai karakteristik tertentu yaitu mempunyai struktur, tujuan, saling berhubungan satu bagian dengan bagian lain dengan tergantung kepada komunikasi manusia untuk mengkoordinasikan aktivitas dalam organisasi tersebut. Sifat tergantung antara satu bagian dengan bagian lain menandakan bahwa organisasi yang dimaksudkan Schein ini adalah merupakan suatu sistem. Selanjutnya Kochler mengatakan bahwa organisasi adalah sistem hubungan yang terstruktur yang mengkoordinasi usaha suatu kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Lain lagi dengan pendapat Wright, dia mengatakan bahwa organisasi adalah suatu bentuk sistem terbuka dari aktivitas yang dikoordinasi oleh dua orang atau lebih untuk mencapai suatu tujuan bersama. Setiap organisasi memerlukan koordinasi supaya masing-masing bagian dari organisasi bekerja menurut semestinya dan tidak mengganggu bagian lainnya.

Dalam membangun strategi komunikasi melalui pendekatang organisasi maka pelaku organisasi perlu mempertimbangkan berbagai prinsip-prinsip organisasi. Karena suatu organisasi dapat berperan dan berjalan dengan baik dengan memerlukan adanya prinsip-prinsip yang dapat dijadikan sebagai pedoman dalam pelaksanaannya. Prinsip-prinsip organisasi tersebut antara lain :

a. Disain organisasi (Organizational Design). Penentuan struktur organisasi yang tepat bagi strategi, orang, dan tugas organisasi.

b. Struktur Organisasi (Organization Structure), cara dimana suatu kegiatan-kegiatan suatu organisasi dibagi, diorganisasi, dan dikoordinasi.

c. Pembagian Kerja (Devision of Work), adalah pengelompokan kegiatan kerja ke dalam departemen yang sama dan secara logis berhubungan, sehungga setiap bagian yang dilakukan tahu secara jelas aktivitas-aktivitas mana yang harus dilakukan dan menjadi tanggung jawabnya.

d. Pendelegasian wewenang (Authority Delegation), setelah pembagian aktivitas , pendelegasian wewenang harus dilakukan supaya suatu bagian dapat menjalankan aktivitas-aktivitasnya dan dapat mempertanggung-jawabkannya.

e. Hierarki (Hierarchy), suatu pola tingkatan-tingkatan dari suatu struktur organisasi dimana yang berada di atas adalah manajer puncak yang bertanggung jawab atas operasi organisasi secara keseluruhan, dan di bawahnya adalah manajer tingkat menengah serta manajer lini pertama.

f. Koordinasi (Coordination), kordinasi harus dilakukan dari berbagai bagian sehingga bagian-bagian yang ada tidak berjalan sendiri-sendiri / mementingkan bagiannya sendiri.

g. Rentang Kendali Manajemen (Span of Control Management), adalah jumlah bawahan yang harus melapor secara langsung kepada seorang atasan.

h. Rantai Komando (Chain of Command), adalah rancangan mengenai siapa melapor kepada siapa dalam suatu organisasi, seperti halnya garis laporan adalah bentuk yang ada di bagan organisasi.

Beberapa langkah pengorganisasian sering kali mendapat perhatian penting di dalam menyusun strategi komunikasi dalam mencapai suatu perubahan. Ernest Dale menjelaskan, ada lima langkah dalam pengorganisasian agar organisasi berjalan efektif, sebagai berikut:

a. Pemerincian Pekerjaan, yakni menyusun daftar pekerjaan / tugas organisasi yang perlu dilakukan secara keseluruhan untuk mencapai tujuan organisasi.

b. Pembagian Pekerjaan, yakni membagi jumlah beban kerja ke dalam tugas-tugas yang dapat secara logis dan sesuai dilaksanakan oleh individu atau kelompok. Dengan demikian, setiap orang akan diberikan tugas atas dasar kualifikasinya. Tidak ada satupun orang yang akan diberikan tugas terlalu berat atau terlalu ringan.

c. Pemisahan Pekerjaan (Departementalization), menggabungkan tugas-tugas dalam keadaan yang logis dan efisien. Pengelompokan karyawan dan tugas-tugas pada umumnya disebut “Pendepartemenan”. Interaksi antar karyawan diatur dengan prosedur yang sudah ditetapkan.

d. Koordinasi pekerjaan, menetapkan mekanisme untuk koordinasi. Koordinasi merupakan integrasi aktivitas dari bagian-bagian yang terpisah dari suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.

e. Monitoring dan Reorganisasi. Memonotor efektivitas struktur organisasi dan melakukan penyesuaian apabila diperlukan. Karena pengorganisasian merupakan suatu proses yang berkelanjutan, maka diperlukan adanya penilaian ulang terhadap ke empat langkah sebelumnya secara berkala. Pada waktu organisasi tumbuh dan berubah, struktur organisasi harus dievaluasi untuk memastikan ketaatan asasnya dengan bidang operasi secara efektif dan efisien untuk memenuhi kebutuhan sekarang.

Organisasi yang terlalu rumit perlu membuat bagan organisasi yang merupakan suatu diagram dari struktur organisasi, yang menunjukkan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi dari organisasi, dan bagaimana mereka berhubungan. Dalam organisasi yang rantai komando yang panjang memperlambat pengambilan keputusan , yang merupakan kelemahan dalam lingkungan yang berubah secara cepat. Dalam menyusun struktur organisasi, ada 4 faktor yang harus dipertimbangkan, sebagai berikut :

a. Strategi atau rencana mencapai tujuan.

b. Teknologi yang digunakan untuk melaksanakan strategi.

c. Orang yang dipekerjakan pada semua tingkat dan fungsinya, dan

d. Ukuran organisasi secara keseluruhan.

Prof. Prajudi mengajukan 12 macam prinsip organisasi yang perlu diperhatikan, sebagai berikut :

a. Tujuan. Organisasi harus punya tujuan yang jelas. Tujuan ini dapat dicapat melalui daya upaya kerja sama yang teratur dan terus menerus antara senua anggota organisasi.

b. Kesatuan komando. Organisasi harus mengikuti garis tata hubungan atasan yaitu mulai dari bawah ke atas sampai akhirnya pada suatu titik yaitu puncak dari organisasi. Semua arus komando, arus laporan, arus informasi, arus kerja, dan lain-lain harus melalui garis hierarki, namun tidak boleh kaku agar tidak timbul kemacetan / terhambat yang biasa bersumber dari :

1. Hierarki Keahlian.

2. Hierarki kepangkatan.

3. Hierarki status social.

4. Dll.

c. Pembagian kerja. Setiap anggota organisasi harus punya tugas dan mengerti apa yang ia kerjakan, apa haknya, apa wewenangnya, apa tanggung jawabnya. Beberapa prinsip pembagian kerja, sebagai berikut:

1. Prinsip pembagian kerja atas dasar wilayah / daerah.

2. Prinsip pembagian kerja menurut produk / barang yang dihasilkan.

3. Prinsip pembagian kerja menurut jumlah orang bawahan.

4. Prinsip pembagian kerja menuruf fungsi.

d. Keseimbangan antara tugas. Keseimbangan antara tanggung jawab dan kekuasaan. Luas dan berat tanggung jawab yang diberikan kepada seseorang seimbang dan sesuai dengan luas dan berat tugasnya. Demikian pula tentang luas dan berat kekuasaan / wewenangnya harus sesuai dengan luas dan berat tanggung jawabnya.

e. Komunikasi. Organisasi akan menjadi kompak tergantung pada komunikasi, yakni pertukaran informasi antara unit-unit atau para anggota organisasi tersebut.

f. Kontinuitas / kesinambungan. Pekerjaan terutama ketatausahaan harus terus berjalan secara kontinu / tidak boleh terhenti hanya karena ada karyawan yang cuti atau sakit misalnya. Apabila ada anggota organisasi yang berhalangan, maka pimpinan harus mengambil tindakan mencari pengganti anggota lain untuk mengerjakan pekerjaan anggota yang tidak masuk.

g. Koordinasi. Adalah pelengkap dari asas pembagian pekerjaan dan prinsip komunikasi.

h. Saling Asuh. Saling asuh dilakukan antara pejabat lini (pegawai yang terkait oleh garis hierarki) dan pejabat staf.

i. Pelimpahan kekuasaan / delegasi. Pelimpahan kekuasaan diberikan sehubungan dengan terbatasnya kemampuan dan kekuatan manusia dalam melaksanakan pekerjaan. Yang perlu dalam pelimpahan wewenang ini adalah harus dipenuhi beberapa syarat, sebagai berikut :

1. Pelimpahan diberikan kepada orang yang tepat.

2. Dapat dipercaya dan penuh tangfgunmg jawab.

3. Pelimpahan wewenang harus jelas batas-batasnya.

4. Pelimpahan wewenang sebaiknya tertulis.

5. Pelimpahan wewenang haruslah jelas, mudah dipahami, dan tidak gampang ditafsir lain.

j. Pengamatan, pengawasan, dan pengecekan. Pengamatan merupakan bagian dari pengawasan, dimaksudkan untuk tidak memberikan kesempatan kepada pejabat / karyawan untuk melakukan hal-hal yang tidak dapat dipertanggung-jawabkan. Pengamatan bisa mengurangi kreativitas bila dilakukan secara berlebihan.

k. Asas tahu diri. Setiap orang diharapkan menyadari dan tahu akan kedudukannya di dalam organisasi.

l. Kehayatan. Organisasi sesuatu yang hidup seperti halnya tubuh manusia. Apabila organisasi terganggu maka ada bahaya yang menimpa manusia, maka semuanya harus ikut membenahi.

B. KONSEP KOMUNIKASI ORGANISASI / KORPORAT

Corporate Communication, atau dalam bahasa Indonesia disebut saja Komunikasi Korporat, boleh jadi merupakan istilah yang muncul dan dikenal lebih kemudian dibandingkan hubungan masyarakat (humas) atau public relations (PR). Namun melihat kedua istilah tersebut, orang segera bisa menangkap perbedaaanya. Humas lebih jelas bermakna hubungan antara satu instansi dengan masyarakat, yang bersifat eksternal. Sementara komunikasi korporat selain hubungan keluar, juga mencangkup hubungan kedalam, jadi ekstra maupun intra-organisasi. Komunikasi korporat dengan pemangku kepentingan diluar perusahaan, sekaligus juga dalam perusahaan.

            Menurut Joep Cornelissen, “Corporate Communication is a management function that offers a framework and vocabulary for the effective coordinations of all means communications with the overall purpose of establishing and meaintaining favorable reputations with stakeholder groups upon which the organization is dependent”. Dari definisi diatas dijelaskan bahwa komunikasi merupakan fungsi manajemen yang menawarkan kerangka kerja untuk mengkoordinasikan kegiatan komunikasi dengan tujuan akhir untuk mengkoordinasikan kegiatan kimunikasi dengan tujuan akhir untuk membangun dan mempertahankan reputasi baik perusahaan.

            Dari penjelasan di atas, Corporate Communications adalah bagian dari manajemen/lembaga/organisasi baik itu fungsi/divisi yang melakukan komunikasi kepada publiknya/stakeholdernya baik internal maupun eksternal dengan tujuan menciptakan reputasi baik dimata stakeholdernya. Beberapa alur komunikasi organisasi yang perlu dipahami sebagai bagian penting dalam menyusun strategi komunikasi, yaitu:

1. Komunikasi ke bawah (Downward communication).

Yakni komunikasi dimana pesan / informasi yang berpindah secara formal dari seseorang yang otoritasnya lebih tinggi kepada orang lain yang otoritasnya lebih rendah. Menurut Katz & Kahan, ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan ke bawahan, sebagai berikut :

a. Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan.

b. Informasi mengenai dasar pikiran untuk melakukan pekerjaan.

c. Informasi mengenai kebijakan dan praktek-praktek organisasi.

d. Informasi mengenai kinerja pegawai, dan

e. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission).

Kelemahan komunikasi ini, sering kali kurang tetap, kurang jelas, dan kurang teliti. Metode paling efektif vs paling tidak efektif untuk berkomunikasi dengan para pegawai dalam 10 situasi yang berbeda, digambarkan oleh Ernest Dale, sebagai berikut :

berikut :

2. Komunikasi ke atas (Upward communication).

Yakni komunikasi dimana pesan / informasi yang berpindah secara formal dari seseorang yang otoritasnya lebih rendah kepada orang lain yang otoritasnya lebih tinggi, seperti laporan, pengaduan, saran-saran, pertemuan kelompok, prosedur naik banding, dll. Kebanyakan analis dan penelitian dalam komunikasi ke atas menyebutkan beberapa hal yang harus dikomunikasikan ke atas, antara lain :

a. Memberitahukan apa yang dilakukan bawahan : pekerjaan, prestasi, kemajuan, rencana-rencana untuk waktu yang akan datang.

b. Menjelaskan persoalan-persoalan kerjayang belum dipecahkan bawahan yang mungkin memerlukan beberapa macam bantuan.

c. Memberikan saran atau gagasan untuk perbaikan dalam unit-unit mereka atau dalam organisasi secara keseluruhan.

d. Mengungkapkan bagaimana pikiran dan perasaan bawahan tentang pekerjaan mereka, rekan kerja mereka, dan organisasi.

Ada beberapa alasan mengapa komunikasi ke atas terasa sangat sulit, sebagai berikut :

a. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka (hasil penelitian).

b. Perasaan bahwa atasan / manajer tidak tertarik kepada masalah pegawai.

c. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi mke atas yang dilakukan pegawai.

d. Perasaan bahwa atasan / manajer tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap atas apa yang disampaikan pegawai. 

 

3. Komunikasi Horisontal (Horizontal Communication).

Hal yang sering kali dilupakan dalam disain dari kebanyakan organisasi adalah tersedianya arus komunikasi horizontal. Disain komunikasi ini sangat diperlukan bagi kordinasi dan integrasi dari beraneka ragam fungsi keorganisasian, misalnya antara bagian yang satu dengan bagian lainnya.

Dari hasil penelitian menyatakan bahwa komunikasi horizontal muncul paling sedikit karena 6 alasan, sebagai berikut :

a. Untuk mengkordinasikan penugasan kerja.

b. Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan.

c. Untuk memecahkan masalah.

d. Untuk memperoleh pemahaman bersama.

e. Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan.

f. Untuk menumbuhkan dukungan antar persona.

4. Komunikasi Diagonal.

Komunikasi ini penting dalam situasi dimana para anggota tidak dapat berkomunikasi secara efektif lewat jalur lain. Dalam komunikasi ini pesan melintas melalui jalur fungsional dan berkomunikasi dengan orang-orang yang diawasi dan yang mengawasi tetapi bukan atasan atau bawahan mereka. Komunikasi ini oleh anggota organisasi terjadi dengan bagian lain atau meninggalkan kantor mereka hanya untuk terlibat dalam komunikasi informal.

Dalam praktek organisasi sering terdengan sebuah pernyataan dari pengelola organisasi, yakni “komunikasi macet” atau istilah lain “mis komunikasi”. Masalah ini lumrah terjadi karena melakukan komunikasi secara efektif oleh seorang manajer misalnya, di dalam suatu organisasi terhitung bukan hal yang mudah. komunikasi adalah faktor yang vital / sangat penting dalam suatu manajemen / organisasi. Namun demikian, tidak setiap pimpinan atau anggota organisasi / perusahaan memiliki kemampuan / skill yang cukup di bidang komunikasi organisasi ini karena bidang ini cukup luas cakupannya.

Terdapat beberapa hambatan yang dapat mengganggu proses komunikasi yang menimbulkan macetnya komunikasi, antara lain :

1. Kerangka acuan (Frame of Reference) dan lingkup pengalaman (Field of Experience).

Orang yang berbeda latar belakang pengetahuan dan pengalaman di antara bnerbagai bidang dalam organisasi dapat menafsirkan pesan yang sama dengan cara yang berbeda di antara mereka. Hal ini mengakibatkan komunikasi terhambat.  

2. Mendengarkan pesan secara selektif.

Tindakan yang selektif juga dapat menjadi kendala komunikasi, dimana seseorang cenderung menolak pesan / informasi yang tidak sesuai dengan kepercayaannya. Ada seorang angora / karyawan mendengar pengarahan dari atasnya yang ia nilai memperkuat keyakinan yang sudah terbentuk kuat dalam dirinya yang bersangkutan.

3. Pertimbangan Nilai (Value Judgements).

Komunikasi dalam organisasi / perusahaan bisa terkendala karena diantara pihak yang berkomunikasi memiliki komitmen akan nilai-nilai tertentu, misalnya soal bilai materi atau nilai ideology. Soal yang satu ini cukup sensitive. Apabila seseorang menerima pesan dari atasan, bisa jadi tidak semua pesan tersebut tidak diterima secara keseluhan tapi diseleksi yang disesuaikan dengan nilai-nilai yang dianut oleh pelaku komunikasi itu.

4. Nilai Percaya Sumber (Source Credibility).

Nilai percaya sumber adalah soal kredibilitas komunikator (puhak penyampai pesan) dalam proses komunikasi di dalam organisasi / perusahaan. Apabila seorang komunikator tidak dapat dipercaya / diragukan/ tidak credible di mata lawan komunikasinya maka komunikasi tersebut pasti mengalami kendala. 

5. Masalah Bahasa (Semantic problem).

Komunikasi telah didefinisikan sebagai penyampaian informasi dan pengertian melalui penggunaan tanda / symbol yang sama (common symbols). Pesan dalam komunikasi merupakan sekumpulan lambang / symbol yang di interpretasi oleh pelaku komunikasi sesuai pengertian dan pengalamannya masing-masing. Dalam proses ini pelaku komunikasi sering kali mendapat kesulitan untuk dapat menangkap makna kata / bahasa secara sama sebagaimana yang dimaksudkan oleh pihak lain / penyampai pesan. Ini yang disebut sebagai semantic problem.

6. Penyaringan (filtering).

Hal ini biasanya terjadi dalam komunikasi ke atas dalam organisasi. Penyaringan berhubungan “manipilasi” informasi sedemikian sehingga informasi ditangkap positif oleh penerimanya. Bawahan “menetupi” informasi yang kurang menyenangkan dalam pesan kepada atasan mereka.

7. Bahasa Dalam Kelompok (In Group Language).

Masing-masing di antara kita pasti mempunyai perkumpulan dengan para ahli dan menggunakan logat khusus (jargon) yang bersifat sangat teknis dan ini menyulitkan pihak lain dalam menginterpretasikan pesan verbal. Jargon menunjukkan kata-kata atau ungkapan melukiskan prosedur yang sangat sederhana atau obyek yang biasa saja.

8. Perbedaan Status (Status Differences).

Sering kali organisasi menjelaskan tingkat-tingkat hierarkis lewat berbagai macam symbol : gelar / title, kantor, permadani, sekretaris, dsbnya. Sacara psikologis kondisi yang berbeda ini biasa menghambat terjadinya proses komunikasi organisasi yang efektif di antara pimpionan dengan anggota organisasi.

9. Tekanan Waktu (Time Pressure).

Tekanan waktu merupakan hambatan penting dalam komunikasi. Seorang manajer sering kali tidak punya waktu yang cukup untuk berkomunikasi dengan bawahannya karena kesibukan dalam melaksanakan tugsa.

10. Komunikasi Yang Terlalu Berat (Communication Overload).

Salah satu tugas vital yang harus dilaksanakan oleh seorang manajer adalah mengambil keputusan. Salah satu syarat untuk pengambilan keputusan yang efektif adalah informasi. Karena kemajuan teknologi, maka kesulitannya tidak terletak dalam mengumpulkan informasi. Para manajer sering tertimbun oleh banyaknya informasi dan data yang tersedia bagi mereka.

Meningkatkan Komunikasi Dalam Organisasi

Para manajer yang berusaha keras untuk menjadi komunikator yang lebih baik mempunyai dua tugas yang terpisah yang harus mereka pisahkan, yakni :

a.  Mereka harus meningkatkan pesan mereka, informasi yang harus mereka sampaikan.

b. Mereka harus berusaha meningkatkan pengertian mereka sendiri mengenai apa yang ingin dikomunikasikan oleh orang lain kepada mereka. Ini berarti para manajer harus menjadi pembuat sandi dan pengurai sandi yang lebih baik.

c. Mereka harus berusaha keras tidak hanya untuk dimengerti tetapi juga untuk mengerti.

Tehnik yang akan dibahas di bawah ini akan membantu seorang manajer dalam pelaksanaan tiga tugas tersebut di atas, sebagai berikut :

1.    Mengadakan Tindak Lanjut (following Up).

Tehnik ini dilakukan dengan menganggap pesan anda tidak dimengerti atau salah dimengerti dan, sedapat mungkin anda berusaha menentukan apakah maksud yang diinginkan itu benar-benar ditangkap.

2.    Mengatur Arus Informasi (Regulating Information Flow).

Tehnik ini meliputi pengaturan komunikasi untuk menjamin arus informasi yang optimum kepada para manajer, dengan demikian menyingkirkan hambatan “beban komunbikasi yang terlalu berat”.

3.    Memanfaatkan Umpan Balik (Utilizing Feedback).

Umpan balik (feed back) tewlah dikenal sebagai unsure penting dalam komunikasi timbal balik yang efektif. Umpan balik memerikan saluran lagi tanggapan penerima yang memungkinkan komunikator untuk menentukan apakah pesannya telah diterima dan apakah hasil tanggapan yang dimaksud.

4.    Penghayatan (Empathy).

Empati lebih berorientasi pada penerima dari pada berorientasi pada komunikator. Bentuk komunikasi manusiawi sebagian besar harus tergantung dari apa yang diketahui tentang penerima, dan atau kemampuan komunikator menempatkan diri dalam diri penerima pesan. Ini salah satu kunci komunikasi yang efektif.

5.    Pengulangan (Repetition).

Pengulangan merupakan prinsip belajar yang telah diterima umum. Menggunakan pengulangan atau ungkapan yang berlebih-lebihan edi dalam komunikasi (khususnya yang bersifat teknis) menjamin bahwa jika satu bagian dari pesan itu tidak dimengerti , maka masih ada bagian lain yang membawa pesan yang sama. Sering kali karyawan diberikan informasi dasar yang sama dalam berbagai macam bentuk ketika pertama kali memasuki organisasi. 

6.    Mendorong Saling Mempercayai (Encouraging Mutual Trust).

Para manajer yang mengembangkan suasana saling mempercayai akan mudah tindak lanjut terhadap setiap komunikasi mereka dan tanpa kehilangan pengertian diantara para bawahan. Hal ini disebabkan karena telah memupuk kepercayaan yang tinggi di antara para bawahan.

7.    Penetapan Waktu Sercara Efektif (Effective Timing)

Setiap hari orang menghadapi ribuan pesan. Banyak diantaranya tidak pernah diuraikan sandinya dan tidak pernah diterima karena tidak mungkin memahami semuanya. Para manajer perlu mengetahui bahwa sementara mereka merusaha berkomunikasi dengan seorang penerima, maka pesan-pesan lain telah diterima sekaligus. Pesan yang dikirim mungkin tidak “didengar”. Pesan itu lebih mungkin dimengerti apabila pesan itu tidak bersaingan atau bertentangan dengan pesan-pesan lain.

8.    Menyederhanakan Bahasa.

Bahasa yang rumit merupakan hambatan utama bagi komunikasi yang efektif. Olehnya itu bahasa dalam penggunaannya perlu disederhanakan yang disesuaikan / disetarakan dengan tingkat pendidikan, pengalaman dan pengetahuan komunikan / penerima pesan. Sehingga apa yang disampaikan oleh manajer dapat dimengerti dengan mudah oleh bawahan. Dalam berkomunikasi dengan bawahan, manajer harus menghindari penggunaan kata-kata atau bahasa yang menyulitkan penerima pesan.

9.    Mendengarkan Secara Selektif.

Telah dijelaskan bahwa untuk meningkatkan efektivitas komunikasi, para manajer berusaha untuk dapat dimengerti, tetapi juga mengerti. Ini berarti manajer harus mendengarkan. Satu metode untuk mendorong seseorang menyatakan perasaan sebenarnya, keinginannya, dan emosinya adalah “mendengarkan”.

Sepuluh perintah untuk “mendengarkan dengan baik”, sebagai berikut :

a.    Berhentilah berbicara,

b.    Biarkan pembicara santai,

c.    Perlihatkan kepada pembicara bahwa anda bersedia mendengarkan,

d.    Janganlah mengganggu,

e.    Hayatilah,

f.     Bersabarlah,

g.    Tahanlah kemarahan anda,

h.    Berdebatlah dan ajukan kritik dengan enak,

i.      Ajukan pertanyaan, dan

j.      Berhentilah berbicara.

10. Menggunakan Selentingan (Using the Grapevine).

Selentingan merupakan saluran komunikasi informal yang sangat penting yang terdapat dalam semua organisasi. Pada dasarnya selentingan merupakan mekanisme untuk melangkahi (by Passing mechanism), dan dalam banyak hal, selentingan adalah lebih cepat dari pada system formal yang dilangkahinya.

Dengan tepat selentingan dijelaskan, “Dengan kecepatan kereta api yang sedang menyala, selentingan itu menembus pintu dengan, melampaui kantor manajer, melewati kamar peralatan, dan berjalan terus sepanjang gang-gang”. Karena selentingan itu luwes dan biasanya merupakan komunikasi tatap muka, maka selentingan dapat menyampaikan informasi secara cepat. Pengunduran diri seorang eksekutif dapat diketahui umum jauh sebelum hal itu diumumkan secara resmi.

Bagi manajemen, selentingan itu seringkali merupakan alat komunikasi yang efektif. Selentingan mungkin sekali mempunyai pengaruh yang lebih kuat terhadap para penerima, karena selentingan merupakan komunikasi tatap muka dan membolehkan umpan balik. Karena selentingan memenuhi banyak kebutuhan psikologis, maka selentingan selalu ada. Tidak ada seorang manajemenpun yang dapat menghilangkannya. Riset ini menunjukkan bahwa lebih dari 75% dari informasi lewat selentingan adalah seksama. Tentu saja, 25% yang disimpulkan dapat merusak. 

C.   KONSEP CHANGE MANAGEMENT

              Change Management adalah manajemen untuk melakukan perubahan atau untuk menghadapi perubahan. Perubahan perlu dilakukan karena situasi dan kondisi berubah, pangsa pasar berubah, permintaan terhadap produk berubah, tuntutan pasar berubah, dan sebagainya.

Change Management tidak perlu diterapkan pada perubahan yang sifatnya relatif dapat diprediksi (predictable). Change Management juga relevan untuk menghadapi perubahan drastis yang disebabkan oleh hal-hal yang tidak dapat diprediksi jauh sebelumnya (unpredictable). Contoh penyebab perubahan itu adalah bencana alam (seperti gempa, banjir, angin kencang, kelaparan, dan lain-lain), kenaikan BBM yang sangat tinggi dan berpengaruh pada daya beli masyarakat, krisis moneter, peperangan, dan lain-lain. Karena sifatnya yang berbeda, kedua jenis perubahan tersebut harus ditangani secara berbeda pula.

              Selain itu, perubahan juga dapat dibedakan dengan cara lain. Dalam pembahasan tentang Change Management, Rhenald Kasali mengutip pendapat R.L. Daft (2004) perubahan strategis adalah sebuah perubahan yang cenderung radikal, dan perubahan operasional dinilai tak ubahnya sebagai perubahan incremental. Perubahan Incremental adalah perubahan yang secara kontinyu dilakukan suatu organisasi. Biasanya perubahaan seperti ini dilakukan terbatas pada salah satu bagian itu sendiri. Misalnya, perbaikan mesin-mesin (introduksi mesin-mesin baru yang lebih efisien, lebih fleksibel). Perubahan Radikal cenderung mengubah referensi, arah, dan kebijakan organisasi. Biasanya perubahaan ini mentransformasi seluruh bagian institusi. Misalnya, perubahan struktur organisasi dari vertikal-fungsional menjadi matrix, horizontal-teamwork. Perubahan ini melibatkan lahirnya suatu terobosan berupa struktur yang benar-benar baru dengan proses bisnis yang berbeda.

       Perlu disadari bahwa perubahan akan selalu terjadi. Perubahan sifatnya konstan. Yang tidak berubah adalah perubahan itu sendiri. Perubahaan harus selalu dilakukan dan dikelola. Tentang perubahan, Jeff Davidson menyebutkan perubahan bisa bermakna melakukan hal-hal dengan cara baru, mengikuti jalur baru, mengadopsi teknologi baru, memasang sistem baru, mengikuti prosedur-prosedur management baru, menggabungkan, melakukan reorganisasi, atau terjadinya peristiwa yang bersifat mengganggu (disruptive) yang signifikan.

        Perubahaan itu sendiri tidak selalu ditangkap sebagai sesuatu yang positif, bahkan sering ditanggapi dengan reaksi balik yang negatif. Hampir selalu ada resistensi terhadap perubahaan. Jelas bahwa resistensi ini datang dari mereka yang tidak bersedia berubah dengan berbagai alasan dan latar belakang. Tidak terkecuali mereka yang menjaga status quo. Padahal, “Change is growth, Change is opportunity. Change increases potential (Perubahan adalah pertumbuhan. Perubahaan adalah kesempatan. Perubahaan meningkatkan potensi),” kata Jane Flagello pada bab “Change Management” dalam bukunya yang berjudul Management Dynamics: Concepts on Management for a New Century.

D. TEORI-TEORI PERUBAHAN ORGANISASI / KORPORAT

Managemen perubahan dan strategi adalah bidang yang paling cepat berkembang. Bahkan dapat dikatakan yang paling produktif di antara ilmu-ilmu sosial lainnya. Setidaknya ada delapan teori/mental model yang diperkenalkan di sini. Kedelapan teori besar tersebut adalah sebagai berikut:

a. Teori Force-Field (Kurt Lewin, 1951)

b. Teori Motivasi (Beckhard & Harris, 1987)

c. Teori Proses Perubahan Manajerial (General Manager - Led Process Model) (Beer et. Al., 1990)

d. Teori-teori OD (Organization Development) dalam Perubahan

e. Teori Perubahan Alfa, Beta, dan Gamma

f. Teori Contingency dalam Manajemen Perubahan (Tannen-baum & Schmidt, 1973)

g. Teori-teori Managemen Kerja Sama

h. Teori-teori untuk Mengatasi Resistensi dalam Perubahan

Untuk lebih memahaminya mari kita bahas satu persatu agar dapat lebih mengetahui lebih lanjut.

a. Teori Force - Field (Kurt Lewin, 1951)

Kurt Lewin (1951) tercatat sebagai Bapak Managemen Perubahan. Ia dianggap sebagai orang pertama dalam ilmu sosial yang secara khusus melakukan studi tentang managemen perubahan secara ilmiah (action research/field study). Selain sering disebut sebagai Force-Field Model, konsepnya sering pula diklasifikasikan sebagai power based model karena mengedepankan kekuatan-kekuatan penekan.

Menurutnya, perubahan terjadi karena munculnya tekanan-tekanan terhadap organisasi, individu, atau kelompok. Jadi, ia memfokuskan pada pertanyaan “mengapa”, yaitu mengapa individu-individu, kelompok, atau organisasi berubah. Dari situ ia mencari tahu bagaimana perubahan dapat dikelola dan menghasilkan sesuatu. Ia berkesimpulan kekuatan tekanan (driving forces) akan berhadapan dengan keengganan (resistence) untuk berubah. Perubahan itu sendiri dapat terjadi dengan memperkuat “driving forces” itu, atau melemahkan “resistence to change”.

Dari situ ia merumuskan langkah-langkah yang dapat diambil untuk mengelola perubahan, yaitu: (1) Unfreezing, (2) Changing, dan (3) Refreezing seperti yang terlihat pada Bagan 2.1:

Bagan 2.1

Force-Field Model 3 Tahap dari Kurt Lewin

Sumber: Williams, Woodward, & Dobson (2002, Hal. 284) 

Dengan demikian, sebelum dan setelah dilakukan perubahan ada proses yang harus dilakukan, dan semua ini ditentukan oleh seberapa besar faktor tekanan dari:

a. Unfreezing, yaitu suatu proses penyadaran tentang perlunya, atau adanya kebutuhan untuk berubah.

b. Changing, yaitu langkah berupa tindakan, baik memperkuat “driving forces” maupun memperlemah “resistences”.

c. Refreezing, yaitu membawa kembali organisasi kepada keseimbangan yang baru (a new dynamic equilibrium).

a. Teori Motivasi (Beckhard dan Harris).

Beckhard dan Harris (1987) merumuskan teori-teori motivasi untuk berubah. Mereka menyimpulkan perubahan akan terjadi kalau ada sejumlah syarat, yaitu:

a. Manfaat-Biaya. Manfaat yang diperoleh lebih besar daripada biaya perubahan.

b. Ketidakpuasan. Adanya ketidakpuasan yang menonjol terhadap keadaan sekarang.

c. Persepsi Hari Esok. Manusia dalam suatu organisasi melihat hari esok yang dipersepsikan lebih baik.

d. Cara yang Praktis. Ada cara praktis yang dapat ditempuh untuk keluar dari situasi sekarang.

Jadi, kalau dirumuskan secara matematika sederhana, persamaannya dapat ditulis sebagai:

A B C > D

A = Ketidakpuasan,

B = Persepsi Hari Esok,

C = Ada Cara Praktis, dan

D = Biaya untuk melakukan perubahan.

Logika ini menunjukkan pentingnnya efisiensi dalam perubahan agar manfaat yang diperoleh cukup memotivasi perubahan dan perlunya upaya-upaya mendiskreditkan keadaan sekarang sebagai keadaan yang buruk sehingga kita merasa perlu untuk segera bergerak. 

Hanya saja, kalau tidak ada jalan yang praktis maka kita akan gagal menyelesaikan perubahan itu dan efeknya akan sangat menekan karena orang-orang sudah sangat berharap akan datangnya hari esok yang lebih baik.Namun demikian, pertanyaan yang kerap muncul adalah mana yang lebih penting: menjanjikan hari esok yang lebih baik (mengajak audience bermimpi tentang esok), atau mendiskreditkan situasi hari ini? Beckhard dan Harris (1987) menganjurkan agar sebaiknya kita fokus ke depan daripada berbicara tentang masa lalu yang telah memberikan dampak negatif pada hari ini. Hal ini disebabkan oleh temuan-temuan yang menyebutkan bahwa fokus terhadap hari esok:

a. Memberikan semangat (optimisme) dan membuang perasaan-perasaan pesimis.

b. Mendorong orang-orang menentukan perannya dalam perubahan, dan menciptakan kepatuhan.

c. Mengurangi ketidakpuasan dan perasaan-perasaan tidak nyaman.

d. Memberikan fokus perhatian pada upaya-upaya mengatasi masalah ketimbangan pada symptom-symptom untuk membuat kegiatan dan organisasi bekerja secara efektif.

Meski teori ini dianggap lebih sempurna daripada teori Kurt & Lewin dan banyak memengaruhi para penulis terkenal, disadari adanya kelemahan-kelemahan. Salah satunya adalah tidak mudah mengajak orang-orang percaya terhadap apa yang mereka lihat dan tidak mudah mengajak mereka melihat atau berpersepsi tentang hari esok.

b.    Teori Proses Perubahan Manajerial (Beer et. Al., 1990)

Berbeda dengan para “intervensionist” yang mengembangkan teorinya dengan pendekatan eksperimental maka teori ini dikembangkan dalam managerial school of thought. Beer et. Al (1990) lewat studinya menemukan pentingnya melibatkan sedemikian banyak orang dalam perubahan. Itulah tugas utama seorang general manager yang intinya adalah bagaimana memperoleh support, konsensus, dan komitmen. Dalam managerial school of thoght, peneliti juga menggunakan body of knowledge dari ilmu-ilmu lain, khususnya psikologi dan sosiologi. Itulah sebabnya teori ini mengadopsi pula pentingnya upaya-upaya mengurangi stress dalam perubahaan dan desain pekerjaan yang lebi memuaskan.

Menurut teori ini, untuk menghasilkan perubahaan secara manajerial perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut:

a.    Memobilisasi energi para stakeholders untuk mendukung perubahan. Caranya adalah dengan melibatkan mereka dalam menganalisis dan mendiagnosis masalah-masalah yang menghambat daya saing organisasi.

b.    Mengembangkan visi serta strategi untuk mengelola dan menghasilkan daya saing yang positif.

c.   Mengupayakan konsensus terhadap visi baru sehingga visi tersebut diterima sebagai kebenaran dan dikerjakan tanpa pertentangan.

d.    Memperluas revitalisasi pada seluruh departemen dalam organisasi dan jangan sekali-sekali mengesankan proyek ini sebagai “pesanan” dari atas. Namun demikian, jaga konsistensinyapada tingkat organisasi.

e.   Mengkonsolidasi perubahaan melalui kebijakan-kebijakan strategi yang diformalisasikan, struktur, sistem, dan sebagainya.

f.   Memantau (monitor) terus kegiatan ini. Jangan melepaskannya begitu saja. Selalu memberikan repons terhadap umpan balik dan masalah-masalah yang direncanakan akan muncul.

Beberapa studi kasus terhadap model ini menunjukkan bahwa kendati model ini sangat pragmatis dan logis, dalam praktiknya akan lebih banyak pendekatan yang cenderung otoriter daripada partisipatif. Akibatnya, karyawan merasa berjalan dalam kegelapan yang cenderung formal dan hierarkis dapat membahayakan kelangsungannya dan dapat memukul balik perubahan.

c.    Teori-teori OD dalam Perubahaan Organisasi

Teori-teori yang cukup banyak dipakai oleh para konsultan dan akademikus adalah teori-teori yang cenderung”interventionis”. Dalam hal ini pendekatan OD (Organization Development), yang menyentuh dua kategori yang saling berinteraksi, yaitu manusia dan teknologi. Manusia adlaah komponen yang melakukan proses organisasi seperti komunikasi, pengambilan keputusan, dan pemecahan masalah. Sedangkan teknologi memengaruhi struktur-struktur organisasi seperti desain pekerjaan (job design), task method, dan desain organisasi. Interaksi keduanya dapat dilihat pada Bagan 2.2.

Interaksi teknologi dengan manusia sudah lama dirasakan dan sangat berpengaruh terhadap proses penuaan suatu organisasi. Sewaktu revolusi industri terjadi, perusahaan-perusahaan yang berbasiskan kerajinan tangan (craft) mengalami penuaan begitu cepat. Revolusi teknologi industri, ketika diterapkan pada awal abad ke-19, juga berpengaruh terhadap SDM perempuan dan anak-anak yang dikeluarkan dari dunia kerja dengan adanya konsep upah minimum. Belakangan ini, gelombang besar teknologi informasi, komputerisasi, dan teknologi transportasi kembali mengubah medan persaingan. Muncul produk-produk dan pesaing baru yang semula tak diperkirakan. Revolusi ini turut berpengaruh pada suplai sumber daya manusia yang dapat datang dari mana-mana dan mewarnai perusahaan-perusahaan domestik.

Menurut teori ini, intervensi pada kategori ini menghasilkan pemenuhan kebutuhan manusia dan penyelesaian tugas. Interaksi tersebut terjadi pada pendekatan tekno-struktur dan manusia-proses. Melalui studi ini, kedua peneliti berkesimpulan bahwa pendekatan (intervensi) pada tekno-struktur memberikan dampak yang lebih jelas (terlihat) ketimbang domain manusia-proses yang cenderung lebih abstrak.

a.    Teori Perubahaan Alfa, Beta dan Gamma.

Teori ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari pendekatan OD yang dianjurkan oleh Golembiewski, Billingsley, dan Yeager (1976). Salah satu bentuk intervensi yang dilakukan dalam OD adalah team-building yang tujuannya adalah untuk merekatkan nilai-nilai sebuah organisasi, khususnya trust dan commitment. Mereka melakukan pengukuran “sebelum” (before) dan setelah (after) treatment dilakukan, yaitu aktivitas team-building pada suatu kelompok yang akan diubah sikap-sikapnya. Perubahaan alfa adalah perubahan kepercayaan (trust) yang terjadi antara suatu dimensi waktu yang stabil sebelum dan setelah team-building dilakukan.

Tetapi dalam studi ternyat ditemukan tidak semua treatment itu menghasilkan perbaikan sikap terhadap kelompok, bahkan banyak treatment yang berdampak negatif setelah melewati dimensi waktu tertentu, dan setelah dilakukan rekalibrasi, cara para anggota kelompok melihat “trust” mengalami pergeseran. Inilah yang disebut dengan perubahaan beta, yaitu perubahaan yang terjadi dalam cara menilai trust.

Perubahaan berikutnya disebut perubahaan gamma, yaitu perubahan yang terjadi karena manusia atau kelompok melihat adanya faktor atau variabel lain yang lebih penting dari yang sekedar diteliti. Mereka mungkin melihat trust bukanlah variabel yang penting bagi pelaksanaan team-building. Mungkin saja deskripsi pekerjaan dan peran yang menjadi lebih jelas setelah treatment tersebut dilaksanakan sebagai hal yang lebih penting bagi mereka. Dan peran yang menjadi lebih jelas treatment tersebut tersebut dilaksanakan sebagai hal yang lebih penting bagi mereka.

b.    Teori Contingency dalam Manajemen Perubahaan (Tannenbaum & Schmidt, 1973).

Keberhasilan menerapkan managemen perubahaan antara lain sangat ditentukan oleh gaya (style) yang diadopsi oleh manajemen. Teori ini berpendapat tingkat keberhasilan pengambilan keputusan sangat ditentukan oleh sejumlah gaya yang dianut dalam mengelola perubahan. Gaya/cara yang dimaksud lebih menyangkut pengambilan keputusan dan implementasi. Seseorang dapat melakoni gaya kepemimpinan dalam suatu horizon mulai dari sangat otokratik hingga partisipatif. Dalam gaya kepemimpinan partisipatif, eksekutif melibatkan bawahan-bawahannya dalam berbagai hal, yaitu pengumpulan data, mendiagnosis masa;ah, mencapai persetujuan, dan sebagainya. Sebaliknya, dalam kepemimpinan lainnya yang lebih otoriter, kita bisa melakukan banyak hal sendirian dan membiarkan karyawan/bawahan berada dalam kegelapan.

Vroom dan Jago (1988) menemukan bahwa tingkat keberhasilan masing-masing gaya kepemimpinan tersebut berkaitan erat dengan sejumlah contingencies (kemungkinan-kemungkinan) yaitu:

a.       Seberapa penting komitmen karyawan dibutuhkan dalam pengambilan keputusan?

b.      Apakah karyawan mau terlibat dalam tujuan perubahan?

c.       Apakah manajer memiliki informasi yang cukup untuk mengambil keputusan yang baik?

d.      Apakah karyawan cukup punya kompetensi untuk mengambil keputusan?

e.       Jika manajer-manajer membuat keputusan, apakah karyawan mau menurutinya?

f.       Berapa banyak waktu yang tersedia untuk mengambil keputusan?

Dengan demikian, maka menurut teori ini tidak selalu komitmen dan partisipasi bawahan diperlukan. Semua ini memerlukan analisis dan diagnosis mengenai kesiapan kedua belah pihak, yaitu atasan dan bawahan, baik sikap mental, motivasi, maupun kompetensinya.

c.    Teori Kerja Sama.

Perubahaan biasanya tidak bisa berjalan tanpa adanya kerja sama dari semua pihak. Teori kerja sama menjelaskan mengapa manusia mau bekerja sama dan bagaimana memperoleh kerja sama.

Ada beberapa penjelasan mengapa manusia mau memperoleh kerja sama (Williams, Woodward, & Dobson, 2002):

a.       Motivasi memperoleh rewads atau khawatir akan mendapatkan punishment, misalnya, berharap akan memperoleh imbalan keuangan, kepuasan bekerja, pekerjaan yang lebih menyenangkan, atau khawatir sebaliknya.

b.      Motivasi kesetiaan terhadap profesi, pekerjaan, atau perusahaan.

c.       Motivasi moral, karena dengan bekerja sama dapat diterima secara moral.

d.      Motivasi menjalankan keahlian.

e.       Motivasi karena sesuai dengan sikap hidup.

f.       Motivasi kepatuhan terhadap kekuasaan.

d.    Teori-teori untuk mengatasi resistensi dalam perubahan.

Selain hal-hal di atas, Kotter & Schlesinger (1979) memperkenalkan teori untuk mengatasi keengganan (resistensi) dalam perubahaan. Keduanya memperkenalkan 6 (enam) strategi untuk mengatasi resistensinya itu, yaitu komunikasi, partisipasi, fasilitasi, negosiasi, manipulasi, dan paksaan. Menurut teori ini, teknik yang berbeda-beda perlu diterapkan untuk kelompok yang berbeda-beda, tergantung pada tingkat resistensi masing-masing kelompok. Bagan 2.4 menunjukkan kontinum itu dari sebelah kiri yang cenderung dapat diajak mengerti lebih mudah, sampai di paling kanan yang harus dipaksa melalui sejumlah teknik.

Resistensi pada dasarnya perlu dilakukan untuk memperoleh kepatuhan. Namun, dalam memperoleh kepatuhan tersebut, sejumlah peneliti menemukan alasan yang berbeda-beda. Stanley Milgram (1974), misalnya, melalui karya klasiknya menemukan bahwa manusia atau kelompok individu sesungguhnya dapat dimanipulasi untuk menumbuhkan kepatuhan. Milgram menaruh perhatian pada bagaimana Hitler memanipulasi para pengikutnya sehingga menjadi patuh terhadap dirinya dalam membinasakan dan membersihkan kaum Yahudi di benua Eropa. Menurutnya, ada beberapa faktor yang membuat seseorang dapat dimanipulasi, sebagai berikut:

a.   Adanya prakondisi yang sudah ditanamkan (disosialisasikan) pada kelompok yang akan diubah untuk menerima norma-norma otoritas, dan bila mematuhinya akan diberikan imbalan atau hukuman bila sebaliknya.

b.  Ada persepsi yang kuat terhadap figur otoritas.

c.  Ada faktor pengikat: Setuju (persetujuan) untuk berpartisipasi.

Yang dapat dijadikan pegangan seorang pemimpin untuk memegang kendali kekuasaan sehingga ia memperoleh kepatuhan dalam menggerakkan perubahan adalah sebagai berikut:[1]

a.       Dapatkan “sponsor” yang berkuasa.

b.      Dapatkan bos/atasan yang berkuasa.

c.       Bentuk aliasi dengan orang-orang berpengaruh.

d.      Bangun koalisi.

e.       Dapatkan dukungan dari rekan-rekan.

f.       Bangun hubungan dengan kelompok yang mampu melakukan perubahan.

g.      Kelilingi diri dengan kalangan ahli dan setia.

h.      Publikasikan keberhasilan.

i.        Lakukan kontrol terhadap sumber-sumber daya bernilai.

j.        Dapatkan promosi.

k.      Bangun keahlian pada area yang penting.

l.        Pindah ke unit yang penting.

m.    Bangun citra yang tepat.

n.      Hindari anggota yang ternoda.

o.      Tampil sangat diperlukan.

p.      Tampak terlihat.

q.      Bersahabat.

r.        Tingkatkan daya tarik.

s.       Siap menolong

t.        Tunjukkan kesetiaan.

Konklusi dari materi kali ini dapat dijelaskan bahwa perubahan mempunyai manfaat bagi kelangsungan hidup suatu organisasi/korporat, tanpa adanya perubahan maka dapat dipastikan bahwa usia organisasi tidak akan bertahan lama. Perubahan bertujuan agar organisasi tidak menjadi statis melainkan tetap dinamis dalam menghadapi perkembangan jaman, kemajuan teknologi dan dibidang apapun wajib melakukan peningkatan kesadaran akan manajemen perubahan komunikasi yang berkualitas.

Melalui pembahasan dalam konsep-konsep dan teori perubahan yang dibahas pada Sub-B mengenai manajemen perubahan dan komunikasi dalam konteks komunikasi organisasi & Korporat, kesimpulan menurut kelompok kami adalah bahwa dalam kehidupan manusia, perubahan tidak dapat dihindari. Perubahan memang selalu terjadi dan pasti akan selalu terjadi, pimpinan organisasi baik organisasi pemerintah maupun non-pemerintah disamping harus memiliki kepekaan terhadap perubahan-perubahan yang terjadi diluar organisasi yang dipimpinnya dan mampu memperhitungkan dan mengakomodasikan dampak dari perubahan-perubahan yang terjadi itu, mutlak perlu pula untuk mempunyai keterampilan dan keberanian untuk melakukan perubahan didalam organisasi demi peningkatan kemampuan organisasional untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Oleh karena itu untuk menghadapi perubahan kita perlu melakukam manajemen perubahan yang berarti upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat-akibat yang ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi/korpat. Tentunya menghadi perubahan tersebut diperlukan penerapan teori-teori yang sesuai dengan keadaan yang dihadapi.

Tidak banyak orang yang suka akan perubahan, namun walau begitu perubahan tidak bisa dihindarkan. Harus dihadapi. Karena hakikatnya memang seperti itu maka diperlukan satu manajemen perubahan agar proses dan dampak dari perubahan tersebut mengarah pada titik positif. Karena itu, yang dapat direkomendasikan di sini bahwa dalam konteks perubahan komunikasi organisasi dan korporat, seorang manajer perlu memahami mengapa organisasi harus siap terhadap perubahan: apakah yang bersifat inovatif maupun strategis. Perubahan inovatif adalah perbaikan secara kontinyu di dalam kerangka sumberdaya yang ada. Sementara perubahan strategis adalah perubahan melakukan sesuatu yang baru. Tiap perubahan tersebut tentunya akan menggunakan pendekatan berbeda. Manajer selayaknya proaktif menjelaskan kepada karyawan tentang strategi perubahan yang akan dijalankan organisasi.

Kebanyakan para manajer dapat merencanakan dan mempraktekan perubahan fisik dengan berhasil. Namun dalam perubahan perilaku, para manajer banyak mengalami kesulitan. Untuk itu manajer perlu memahami faktor-faktor yang mempengaruhi perubahan tersebut. Untuk melaksanakan perubahan dengan sukses maka manajer harus mampu menciptakan kondisi yang baik untuk memotivasi dan melibatkan karyawan. Hal ini merupakan cerminan seberapa jauh mutu kepemimpinan manajer terbukti nyata. Di samping itu manajer dapat memaksimumkan kesempatan untuk berhasil dalam proses perubahan melalui evaluasi dengan cermat terhadap perencanaan manajemen.

A. TEKNOLOGI INFORMASI DALAM ORGANISASI

Teknologi informasi dan teknologi komunikasi sering kali diucapkan dalam nafas yang sama, karena pengertian yang terkandung pada masing-masing istilah tersebut memang saling berkaitan satu sama lain. Untuk memudahkan kita, pertama-tama marilah kita lihat apa yang dimaksud dengan teknologi komunikasi dan teknologi informasi. Rumusan yang dikemukakan berikut ini sekedar untuk memudahkan memahami pengertian istilah-istilah tersebut.

Menurut Rogers (1986), teknologi komunikasi adalah peralatan perangkat keras, struktur-struktur organisasional, dan nilai-nilai sosial dengan mana individu mengumpulkan, mengolah, dan saling bertukar informasi dengan individu lain. Menurut Barnard (1938) dalam R. Wayne Pace (1998), teknologi komunikasi dapat didefinisikan sebagai “ suatu sistem kegiatan atau kekuatan dua orang atau lebih, yang dikoordinasi secara sadar. Komunikasi digunakan untuk “mengkoordinasikan kegiatan” dalam organisasi. Semua bentuk komunikasi , apakah berupa telegram, telepon, atau surat elektronik, jelas merupakan masalah pokok bagi proses pengorganisasian. Teknologi informasi adalah mencakup sistem-sistem komunikasi seperti satelit siaran langsung, kabel interaktif dua arah, penyiaran bertenaga rendah (low-power broadcasting), computer (termasuk personal computer dan computer genggam yang baru), dan televisi (termasuk video disk dan video tape cassette). Teknologi informasi adalah suatu teknologi yang berhubungan dengan pengolahan data / informasi dalam batas-batas ruang dan waktu.

Memang ada pakar yang membedakan antara teknologi komunikasi dengan teknologi informasi dengan menyatakan bahwa yang pertama mencakup pengertian yang lebih luas, termasuk sistem, saluran, perangkat keras dan perangkat lunak dari kumunikasi modern ; dimana teknologi informasi merupakan bagian dari padanya. Sedangkan ilmuan lainnya membedakan teknologi informasi dalam pengertian hardware saja. Bahkan ada yang menafsirkan sebagai perangkat computer berikut segala kelengkapannya. Namun bila diamati lebih mendalam antara dua bidang tersebut saling berkaitan satu sama lain, bahkan sering kali digunakan untuk menyebut hal yang sama secara bergantian.

Itulah sebabnya dalam pembicaraan teknologi komunikasi amat lazim pula digunakan istilah telecommunication atau gabungan antara telekomunikasi dengan computer untuk menunjukkan kepada perujudan teknologi baru di bidang komunikasi dengan segala kapasitasnya yang luar biasa. Dasar yang sama pula yang menumbuhkan istilah telematique atau telematic yang merupakan gabungan antara telekomunikasi dengan informatique atau informatic.

Perkembangan Teknologi Informasi

Perkembangan kemajuan teknologi komunikasi dewasa ini berlangsung demikian pesatnya sehingga Alfin Tovler menyebutnya sebagai era revolusi komunikasi / abad informasi. Terjadinya berbagai perubahan di bidang komunikasi maupun bidang-bidang kehidupan lain yang berhubungan adalah sebagai implikasi dari perkembangan keadaan yang dimaksud. Perubahan-perubahan dimaksud terutama disebabkan berbagai kemampuan dan potensi teknologi komunikasi tersebut, yang memungkinkan manusia untuk saling berhubungan / berkomunikasi hampir tanpa batas dengan menembus batas-batas ruang dan waktu.

Dalam menghadapi kemajuan teknologi informasi ini, melalui banyak forum dan media, telah dikemukakan berbagai pandangan para ahli. Ada yang menyebut perkembangan ini dengan penuh antusias tanpa reserve, ada pula yang menerimanya secara berhati-hati tehadap efek negative yang mungkin ditimbulkannya. Menurut Ploman (1981), Kemajuan teknologi informasi, ditandai oleh tiga karakteristik berikut ini :

a. Tersedianya keluwesan dan kesempatan memilih di antara berbagai metode dan alat untuk melayani kebutuhan manusia dalam komunikasi. Bila pada masa lalu hanya ada alat peralatan berat, yang professional dan mahal, maka kini tersedia bermacam sarana yang lebih ringan, yang memerlukan metode dengan keterampilan minimal dan murah. Dengan kata lain, kini kita bisa memilih sendiri tingkat teknologi yang kita perlukan.

b. Kemungkinan mengkombinasikan teknologi, metode dan system-sistem yang berbeda dan terpisah selama ini. Berbagai bentuk baru transfer komunikasi dan informasi telah dimungkinkan dengan pengkombinasian tersebut.

c. Kecenderungan ke arah desentralisasi, individualiosasi dalam konsep dan pola pemakaian teknologi komunikasi dan informasi. 

Menurut Tehranian (1982), dalam 25 tahun terakhir ada tiga kekuatan teknologis, sosio-ekonomi, dan politik utama yang telah mengubah struktur system internasional ke tingkat tertentu yang bahkan sebagai pandangan yang cukup realistic pun harus mempertimbangkannya, yakni :

a. Eksplosi teknologi yang bergerak cepat di lapangan komunikasi, dimana revolusi di bidang satelit komunikasi dan teknik mikro prosessor mencirminkan dua ilustrasi yang paling dramatis, yang mempunyai komunikasi dunia yang universal dan disesuaikan dengan keperluan pribadi (personalized).

b. Di pihak lain, perangkat kekuatan kedua telah dibentuk oleh dorongan demokratisasi dari suatu proses revolusioner sedunia yang bermula dari dikenalkannya media massa (sejak percetakan dan seterusnya).

c. Sementara media telah berfungsi sebagai saluran bagi berlangsungnya konflik ideology sekaligus pembangkit consensus sedunia, krisis dimensi sedunia juga telah menyumbang bagi tumbuhnya suatu “suku baru” (new tribe) warga Negara dan organisasi dunia yang melintasi batas-batas dan kesetiaan nasional.

Jussawalla (1982) dalam analisisnya mengenai aspek ekonomis dari perkembangan teknologi komunikasi dan informasi di abad ini, menilai bahwa masyarakat modern saat ini sedang menempuh periode yang paling mengasikkan (exiting). Dalam sejarah kehidupannya, karena mengalami perubahan teknologi yang besar dan cepat, yang memberikan komunikasi dan informasi secara seketika (instant). 

Dalam 50 tahun ini, peralatan pokok dalam industri manufacturing dianggap sebagai sine qua non pembanguna ekonomi, begitu pila pada 50 tahun akan dating maka perangkat keras dan lunak telekomunikasi akan merupakan penyambung utama (major share) bagi pertumbuhan pendapatan nasional. Karena itu “di masa depan akses yang merata kepada informasi merupakan masalah yang sama bermaknanya dengan pemerataan pendapatan yang merata untuk masa kini”, kata Jussawalla.

Bell (1979) menyederhanakan riwayat perkembangan komunikasi dan informasi dengan menyebutkan empat revolusi yang terjadi dalam hal manusia berhubungan satu sama lainnya, sebagai berikut :

a. Dalam hal berbicara.

b. Ditemukan tulisan.

c. Penemuan percetakan.

d. Dalam hal hubungan jarak jauh (telekomunikasi).

Betapa mustahilnya manusia bisa berhubungan satu sama lain / berkembang jika “kemampuan berbicara” tidak dipunyai oleh mahluk ini. Perkembangan berikutnya dalam bidang komunikasi ditemukannya “tulisan”. Innis (pakar komunikasi) menyatakan, kemampuan menulis inilah yang memungkinkan terpeliharanya struktur social di wilayah-wilayah kecil di Mesir Kuno pada zaman tersebut. Lalu dengan ditemukannya papyrus (asal mula kertas tempat menulis) dan alat transportasi terpadu, maka pemerintah di masa itu bisa memelihara integritas masyarakat masyarakat di sepanjang Lembah Nil. Bahkan suatu kerajaan seperti Romawi pada jamannya tidak akan mampu memelihara wilayah kekuasaan seluas itu, andaikan ketika itu tidak ada komunikasi tertulis dan sarana jalan yang menunjangnya.

Kemudian percetakan meningkatkan cara-cara dan kemudahan manusia untuk saling berhubungan dan menyampaikan sesuatu. Potensi “percetakan” inilah menurut analisis Bell (1979) yang memungkinkan terjalinnya masyarakat industrial. Percetakan telah memicu terjadinya melek huruf bagi manusia sebagai pondasi bagi proses pendidikan secara massa. Bukan suatu kebetulan jika teknologi percetakan merupakan factor kunci menuju terjadinya Renaissance dan revolusi industry (Parker, 1973).

Selanjutnya, perkembangan komunikasi dan informasi tiba pada tahap sekarang, dengan ditemukannya berbagai sarana yang memungkinkan manusia “berhubungan satu sama lain tanpa harus terhalang oleh factor jarak, dan waktu”. Kemajuan teknologi yang kita alami dewasa ini sering kali disebut jiga sebagai masa “teknologi elektronik” karena dominasi bantuan elektronik.

Pernyataan Goldhamer (1971) tentu tidak bisa dilupakan, bahwa penemuan transistor, printed circuit, integrated circuit, dan computer, yang kesemua itu adalah basis teknologi yang memungkinkan berkembangbiaknya kemajuan teknologi komunikasi yang kemudian melahirkan berbagai sarana yang menakjubkan.

Periodisasi Alfin Tovler (1980), membagi perkembangan sejarah umat manusia menjadi 3 gelombang, yaitu:

a. Gelombang I (8000 tahun SM – 1700 SM).

Periode gelombang I disebut “Era Revolusi Pertanian” terjadi perubahan cara hidup manusia dengan ditemukan dan diterapkannya cara bertani dan bercocok tanam. Ketika itulah manusia beralih dari kegiatan mengumpulkan hasil hutan yang mengakibatkan hidup mereka juga berpindah-pindah, ke cara hidup yang menetap di suatu tempat dan bertani.

b. Gelombang II (1700 SM – 1970 M).

Periode gelombang II disebut ”Era Revolusi Industri” dengan ditemukan dan dikembangkannya tenaga mesin sebagai pengganti tenaga hewan dan manusia, maka kehidupan manusia lebih maju lagi.dengan kemajuan itu berkembanglah berbagai sector kehidupan baru seperti bisnis, transportasi, pendidikan, dan sebagainya.

c. Gelombang III (1979 M – 2000 M).

Periode gelombang III disebut “Era Revolusi Komunikasi / Abad Informasi”, dimana gerak perubahan kehidupan yang tengah berlangsung pada masa sekarang yang ditandai oleh :

- Penggunaan energi yang dapat diperbaharui (renewable energy) karena bahan bakar posil semakin berkurang.

- Proses produksi massal cenderung manjauhi pemusatan produksi.

- Kecenderungan bahwa konsumen juga menjadi produsen dan sebaliknya, dan

- Kemajuan teknologi komunikasi dan transpormasi yang mendorong deurbanisasi.

Unsur-unsur terpenting dari peradaban gelombang ketiga adalah kemajuan yang pesat dalam bidang-bidang, sebagai berikut :

a. Komunikasi dan pengolahan data.

b. Penerbangan dan angkasa luar.

c. Energi alternatif dan yang dapat diperbaharui.

d. Teknologi biologi dan teknologi genetik.

Terkait dengan pandangan di atas, Naisbit (1982) mengatakan, informasi merupakan faktor yang terpenting. Ia mengatakan, meskipun orang menyangka masih hidup dalam masyarakat industri, kenyataannya telah berubah menjadi suatu ekonomi yang didasarkan pada penciptaan dan distribusi informasi.

Bell (1979) menyebutkan beberapa wujud sistem komunikasi yang dihasilkan oleh kemajuan teknologi, yakni :

a. Jaringan pengolahan data yang kelak memungkinkan orang berbelanja cukup dengan menekan tombol komputer di rumah masing-masing, pesanan akan dikirim langsung kerumah.

b. Bank informasi dan sistem penelusuran, yangh memungkinkan pemakainya menelusuri informasi yang diperlukan serta memperoleh copi cetakannya dalam sekejap mata.

c. Sistem teleks, yang menyediakan infomsai mengenai segala kebutuhan, seperti berita, cuaca, informasi financial, banking, iklan, dan lain-lain.

d. Sistemfaksimil, yang memungkinkan pengiriman dokumen secara elektronik.

e. Jaringan komputer interaktif, yang memungkinkan pihak-pihak berkomunikasi mendiskusikan informasi melalui komputer.

Pesatnya kemajuan teknologi informasi seyogianya selalu harus menjadi perhatian para pimpinan atas (CEO) suatu organisasi / manajemen. Bahkan perubahan organisasi dan manajemen (change management) harus sejalan dengan perkembangan teknologi. Hal ini telah dipertegas oleh Donald J. Kabat (1994), setidak-tidaknya ada tujuh kegiatan yang bisa dilakukan oleh teknologi informasi dalam mengefektifkan proses manajemen, yaitu :

a. Mengurangi pemborosan (eliminating redundancies).

b. Menghemat waktu kerja (shortening the time to do work)

c. Meningkatkan kualitas ((improving quality)

d. Meningkatkan produktivitas dan efektivitas (improving productivity and effectiveness)

e. Memperbaiki komunikasi (upgrading communications)

f. Mengurangi biaya (citting costs)

g. Meningkatkan pelayanan (improving service).

Teknologi komunikasi komputer seperti surat elektronik (e-mail), videoconferencing, voice messaging, faksimil, papan bulletin computer (computer bulletin board) mengubah cara kita bekerja. Komunikasi bermedia komputer memegang peranan sentral dalam transformasi organisasi. Komunikasi bermedia komputer memperlancar penanggulangan hambatan-hambatan karena batasan ruang dan waktu. Lokasi pegawai secara fisik sudah tidak relevan lagi. Dengan teknologi baru bermedia komputer ini, pegawai dapat berhubungan dengan siapapun, dan dimanapun dalam organisasinya.

Sudah bukan masalah lagi apakah mereka satu gedung dengan kantor mereka, atau apakah mereka dipisahkan oleh jarak geografis. Karena pesan-pesan komunikasi bermedia komputer dapat menerobos hierarki tradisional dan hambatan-hambatan departemennya dengan mudah, batas-batas organisasi dapat hilang. Karena hubungan yang melekat dengan proses komunikasi organisasi, komunikasi bermedia komputer dapat menentukan norma-norma, perilaku, dan keputusan organisasi. Jadi, implikasi sistem komunikasi bermedia komputer harus menjadi perhatian pokok semua orang yang tertarik pada komunikasi organisasi.

Terdapat empat hal mengapa penanganan infomsai dalam era modern sekarang ini relatif makin murah, sebagai berikut:

a. Tersedianya berbagai alternative pilihan sarana pengolahan data.

b. Tenaga kerja pengolah samgat kurang sehingga biaya untuk membayar imbalan mereka dapat ditekan.

c. Dukungan berbagai jenis perangkat lunak sehingga informasi yang dihasilkan benar-benar siap pakai, dan

d. Tingkat akurasi penyelesaian pengolahan sangat tinggi sehingga tidak diperlukan pengolahan ulang.

Dalam lingkungan masyarakat maju, jangkauan informasi mejadi terbuka dan tanpa batas. Ada dua lasan kuat sebagai penyebabnya, yaitu :

a. Bentuk dan jenis permasalahan yang harus dicari jalan keluarnya dengan keputusan yang akan diambil, dan

b. Perubahan yang sering terjadi dengan sangat cepat menuntut tersedianya informasi yang memungkinkan pendekatan proaktif untuk menhindari situasi “dadakan” karena perubahan selalu mengandung ketidakpastian. Ini berarti, jangkauan informasi terbuka ialah bahwa organisasi tidak boleh puas karena memiliki informasi tertentu yang secara konvensional dipandang perlu dimiliki oleh organisasi tersebut.

Dalam masyarakat informasi terdapat empat hal yang membedakannya dengan masyarakat prainformasional, yakni:

a. Makin tingginya kesadaran banyak pihak, teritama para pengambil keputusan strategis, tentang pentingnya informasi.

b. Volume dan jenis informasi yang dibutuhkan semakin besar dan beraneka ragam.

c. Perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat.

d. Penggunaan multimedia dalam penyampaian informasi dari sumber informasi kepada pengguna informasi.

Referensi:

Azizy, A Qodri A, 2007. Change Management dalam Reformasi Birokrasi, Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.

Cornelissen, Joep, 2004. Corporate Communications Theory and Practice, London Sage Publications.

Davidson, Jeff, 2005. Change Management- Terjemahan. Jakarta: Prenada.

Effendy, Onong Uchjana,2006. Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. Bandung: Remaja Rosdakarya.

Flagello, Jane, 1998. Management Dynamics: Concepts on Management for a New Century Needham Heights: Simon & Schuster Custom Publishing.

Griffin, 2003, A First Look at Communication Theory, McGrraw-Hill Companies

Kasali, Rhenald , 2006. Change, Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

Leksono, Ninok, 2011. Corporate dan Marketing Communication, Jakarta: Puskombis.

LittleJohn, Stephen W. 2005. Theories of Human Communication – Fifth Edition. Terjemahan edisi Indonesia 1 (Chapter 1-9), dan edisi Indonesia 2 (Chapter 10-16).

Lukiati Komala, 2009. Ilmu Komunikasi Perspektif, proses dan konteks, widya padjajaran, Bandung.

Muhammad, Arni, 2009, Komunikasi Organisasi, Jakarta: Bumi Aksara.

----------------, 2008, Komunikasi Organisasi, Jakarta: PT Bumi Aksara.

Mulyana, Deddy. 2008. Ilmu Komunikasi: Suatu Pengantar. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.

Rogers, Everett. M. 1994. A History of Communication Study: ABiographical Approach. New York:The Free Press. 4. West, Richard dan Lynn H. Turner. 2008. Pengantar teori Komunikasi: Analisis dan Aplikasi. Buku 1 edisi ke-3. Terjemahan. Maria Natalia Damayanti Maer. Jakarta: Salemba Humanika.

Sendjaja, Sasa Djuarsa dkk, 2001. Pengantar Komunikasi, Jakarta: Pusat Penerbitan Universitas Terbuka.

Proses perumusan pengambilan keputusan dan pemecahan masalah dalam komunikasi kelompok, serta aspek-aspek kohesivitas dalam komunikasi kelompok dan beberapa model / teori komunikasi kelompok

A.   PENGAMBILAN KEPUTUSAN DAN PEMECAHAN MASALAH DALAM KOMUNIKASI KELOMPOK.

Yang dimaksud pengambilan keputusan di sini adalah suatu pemilihan alternatif perilaku orang dari dua alternatif atau lebih, atau bisa dikatakan sebagai  tindakan pimpinan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dalam organisasi yang dipimpinnya dengan melalui pemilihan satu diantara alternatif-alternatif yang dimungkinkan. Atau bisa juga dikatakan bahwa pengambilan keputusan adalah pemilihan diantara alternatif mengenai suatu cara bertindak yaitu inti dari perencanaan, suatu rencana tidak dapat dikatakan tidak ada jika tidak ada keputusan, suatu sumber yang dapat dipercaya, petunjuk atau reputasi yang telah dibuat, (Horold dan Cyril O’Donnell). Keputusan itu sesungguhnya merupakan hasil proses pemikiran yang berupa pemilihan satu diantara beberapa alternatif yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang dihadapinya.

Pengambilan keputusan seharusnya memperhatikan organisasi, perorangan, dan kelompok perorangan yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan dinyatakan dalam teori sistem. Dalam teori ini, suatu sistem merupakan suatu set elemen-elemen atau komponen yang tergabung bersama berdasarkan suatu bentuk hubungan tertentu. Komponen- komponen itu satu sama lain saling terkait dan membentuk suatu kesatuan yang utuh. Tingkah laku suatu organisasi sangat tergantung pada tingkah laku komponen-komponennya dan hubungan antar komponen.

Keputusan itu sesungguhnya merupakan hasil proses pemikiran yang berupa pemilihan satu diantara beberapa alternatif yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang dihadapinya.

Dalam konteks Komunikasi Kelompok umumnya terdapat dua macam proses pengambilan keputusan yakni; Pertama, proses pengambilan keputusan terprogram dan, Kedua, proses pengambilan keputusan tidak terprogram. Dalam proses pengambilan keputusan terprogram mengandung suatu respons otomatik terhadap kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah ditetapkan sebelumnya dalam komunikasi itu. Masalah yang bersifat pengulangan dan rutin dapat diselesaikan dengan pengambilan keputusan jenis ini. Tantangan yang besar bagi seorang analis komunikasi adalah mengetahui jenis-jenis keputusan ini dan memberikan atau menyediakan metode-metode untuk melaksanakan pengambilan keputusan yang terprogram di mana saja. Agar pengambilan keputusan harus didefinisikan dan dinyatakan secara jelas.

Apabila hal ini dapat dilaksanakan, pekerjaan selanjutnya hanyalah mengembangkan suatu algoritma untuk membuat keputusan rutin dan otomatik dalam komunikasi itu. Dalam kebanyakan organisasi terdapat kesempatan-kesempatan untuk melaksanakan pengambilan keputusan terprogram karena banyak keputusan dalam komunikasi diambil sesuai dengan prosedur pelaksanaan standar yang sifatnya rutin. Akibat pelaksanaan pengambilan keputusan yang terprogram ini adalah membebaskan manajemen untuk tugas-tugas yang lebih penting dalam kelompok itu.

Sedangkan dalam proses pengambilan keputusan tidak terprogram, menunjukkan proses komunikasi kelompok yang berhubungan dengan masalah-masalah yang tidak jelas. Dengan kata lain, pengambilan keputusan jenis ini meliputi proses- proses pengambilan keputusan untuk menjawab masalah-masalah yang kurang dapat didefinisikan. Masalah-masalah ini umumnya bersifat kompleks, hanya sedikit parameter – parameter yang diketahui dan kebanyakan parameter yang diketahui bersifat probabilistik. Untuk menjawab masalah ini diperlukan seluruh bakat dan keahlian dari pengambilan keputusan, ditambah dengan bantuan sistem informasi. Hal ini dimaksud untuk mendapatkan keputusan tidak terprogram dengan baik.

Perluasan fasilitas fasilitas pabrik, pengembangan produk baru, pengolahan dan pengiklanan kebijaksanaan- kebijaksanaan, manajemen kepegawaian, dan perpaduan semuanya adalah contoh masalah-masalah yang memerlukan keputusan-keputusan yang tidak terprogram. Beberapa hal yang harus diperhatikan anggota dalam proses komunikasi kelompok dalam membuat keputusan tak terprogram antara lain :

a. Penetapan tujuan: Dalam komunikasi kelompok itu, porsi kelompok lebih unggul dibandingkan individu sebab kelompok memiliki pengetahuan lebih banyak dibandingkan individu.

b. Identifikasi alternatif: Dalam komunikasi kelompok itu, usaha individu sebagai bagian dari anggota kelompok akan merangsang pencarian lebih luas diberbagai area fungsional di organisasi.

c. Evaluasi alternatif: Dalam komunikasi kelompok terdapat pertimbangan kolektif dari kelompok dengan berbagai sudut pandang lebih unggul dibanding individu.

d. Memilih alternatif: Dalam komunikasi kelompok dilakukan interaksi kelompok dan pencapaian konsensus biasanya menghasilkan penerimaan resiko lebih besar dibanding individu. Keputusan kelompok juga biasanya lebih dapat diterima sebagai hasil dari partisipasi bersama.

e. Implementasi keputusan: dibuat oleh kelompok atau tidak, penyelesaian biasanya dilakukan oleh seorang saja manajer / komunikator. Individu bertanggungjawab untuk implementasi keputusan kelompok dalam komunikasi itu.

Dalam pengambilan keputusan melalui pendekatan Komunikasi Kelompok bisa menggunakan beberapa teknik sebagai pilihan oleh komunikator, yakni:

1. Teknik Standar Ganda.

Teknik ”standard ganda” sebagai strategi komunikasi ini telah dikembangkan oleh John Dewey dengan pemikiran reflektif (tafakkur/ kontemplasi) yang mencakup kehati-hatian komunikator serta melakukan pendekatan sistematik terhadap sebuah masalah komunikasi. Ada 6 konsep Standar Ganda yang perlu dilakukan, yaitu:

a. Identifikasi masalah 

b. Analisis masalah

c. Tentukan kriteria seleksi. Apa tujuan akhir diskusi?Membuat solusi umum.

d. Hindari solusi “group thinking” dgn cara membuat list dari berbagai solusi yang ada.

e. Evaluasi solusi dan seleksilah. Ukur masing2 solusi vs kriteria yg telah ditetapkan sebelumnya.

f. Melaksanakan solusi.

2. Nominal Group Technique.

Tenik Kelompok Nominal ini adalah alat yang digunakan oleh komunikator untuk membuat keputusan dalam proses komunikasi kelompok, ketika anggota kelompok harus membuat rank order dari berbagai pilihan atau opsi. Untuk dapat menggunakan Tenik Kelompok Nominal ini, anggota kelompok bekerja sendiri-sendiri me-list semua alternatif penyelesaian masalah/isu. Kadangkala Nominal Group Technique digunakan setelah sesi brainstorming dilakukan. Kemudian, komunikator sebagai fasilitator kelompok meminta setiap anggota kelompok secara individual membuat opsi prioritas dari yg terendah sampai yang tinggi prioritasnya. Akhirnya, fasilitator klompok menghitung nilai rata-rata dari setiap ide.

Teknik “nominal group/NGT” ini akan baik, bila semua anggota kelompok memberikan pendapat-pendapat mereka, dan diskusi tidak didominasi oleh segelintir pendapat partisipan anggota kelompok (a few vocal group members).

3. The Final Decision Technique.

Teknik Keputusan Akhir mempunyai prinsip ada banyak jalan yang bisa dilakukan suatu kelompok untuk mengambil sebuah keputusan, membuat suatu solusi, atau menghasilkan agreement (kesepakatan). Di antaranya “jalan” yang populer sebagai “decision-making,” meliputi :

a. Consensus: Semua partisipan anggota kelompok bersepakat dlm keputusan (final decision) via diskusi & debat kelompok.

b. Compromise: Anggota kelompok yang tidak setuju dengan keputusan akhir dapat melakukan kompromi agar ikut menerima keputusan akhir tersebut.

c. Majority vote: Keputusan didasarkan kepada pendapat mayoritas (suara terbanyak) anggota-anggota kelompok.

d. Decision by Leader: Kelompok menerima keputusan kepada putusan ketua kelompok.

e. Arbitration: Sebuah badan atau orang dari luar kelompok yg memberikan keputusan akhir.

4. Teknik Diskusi Mediasi & Negosiasi.

Melalui teknik ini, mediasi sebagai proses komunikasi adalah intervensi negosiasi atau sebuah perselisihan dengan menggunakan pihak ketiga dimana pihak tersebut memiliki keterbatasan atau tidak memiliki kekuasaan dalam membuat keputusan, tetapi pihak tersebut memberikan bantuan secara sukarela pada pihak-pihak yang bertikai untuk mencapai kesepakatan yang menguntungkan aatau mencapai resolusi persoalan. Mediasi dalam proses komunikasi kelopmpok pada dasarnya adalah sebuah dialog atau negosiasi dengan melibatkan pihak ketiga. Negosiasi dilaksanakan ketika kedua pihak:

a. Saling bergantung dan harus bergantung pada kerjasama satu dengan yang lain untuk mendapatkan tujuan atau memenuhi kepentingan mereka.

b. Mampu untuk saling mempengaruhi dan untuk mengusahakan atau mencegah tindakan yang dapat menyebabkan kerugian.

c. Ditekankan oleh deadline dan keterbatasan waktu dan share motivasi pada tahap awal perjumpaan.

d. Sadar bahwa berbagai alternatif untuk sebuah penyelesaian negosiasi tidak muncul seperti pada tahap tawar-menawar dimana mereka dapat mencapai apa yang mereka inginkan dengan cara mereka sendiri.

e. Mampu untuk mengidentifikasi pihak-pihak penting utama dan memasukkan mereka dalam proses pemecahan masalah.

f. Mampu untuk mengidentifikasi dan menyetujui pada isu (pokok) persoalan yang dipertentangkan.

g. Di dalam suatu situasi dimana kepentingan-kepentingan mereka tidak sepenuhnya bertentangan.

h. Dipengaruhi oleh keterbatasan faktor eksternal, seperti keputusan yudisial yang tidak terduga, biaya, dll

Dalam teknik ini pihak komunikator dalam proses Komunikasi Kelompok adalah sebagai mediator dibutuhkan jika:

a. Emosi pihak-pihak yang bertikai meningkat.

b. Komunikasi di antar pihak-pihak yg terlibat buruk, baik kuantitas ataupun kualitas dan mereka tidak dapat merubah situasi dengan usaha mereka sendiri.

c. Kesalahan persepsi atau stereotype.

d. Tindak-tanduk negatif yang dilakukan berulang-ulang.

e. Terdapat ketidaksetujuan serius yang melebihi pengumpulan data dan informasi.

f. Terdapat penggandaan pokok-pokok permasalahan yang dipertentangkan.

g. Terdapat banyak kepentingan yang bertentangan dimana pihak-pihak tersebut menemui kesulitan dan rekonsiliasi.

h. Pihak-pihak yang bertikai tidak memiliki prosedur negosiassi, menggunakan prosedur yang salah atau tidak menggunakan prosedur untuk mendapatkan keuntungan terbaik.

i. Tidak terdapat struktur yang dapat diterima atau tidak ada forum untuk negosiasi.

j. Pihak-pihak yang bertikai mengalami kesulitan memulai negosiasi atau sudah mencapai jalan buntun.

Adapun peran komunikator sebagai mediator dalam proses Komunikasi Kelompok, sebagai berikut:

a. Membuka saluran komunikasi yang memiliki inisiatif komunikasi atau memfasilitasi komunikasi menjadi lebih baik jika pihak-pihak sudah terlanjur melakukan komunikasi.

b. Pengesahan yang membantu semua pihak mengenali hak-hak mereka.

c. Fasilitator yang menyediakan sebuah prosedur dan seringkali secara formal sebagai ketua sesi negosiasi.

d. Pelatih yang mendidik negosiator baru, tidak berpengalaman, atau tidak siap dalam proses tawar-menawar.

e. Memberikan banyak akal, yakni yang menyediakan bantuan prosedur pada pihak-pihak yang bertikai dan menghubungkan mereka dengan ahi-ahli di luar dan sumber-sumber lainnya yang memungkinkan untuk memperluas pilihan-pilihan (opsi) penyelesain pertikaian.

f.     Penjelajah problem yang memungkinkan pihak-pihak yang bertikai untuk memeriksa sebuah problem dari berbagai sudut pandang, membantu dalam memberikan definisi dasar berbagai pokok persoalan dan kepentingan, dan mencari opsi yang menguntungkan kedua belah pihak.

g.    Agen realiti yang membantu membangun sebuah penyelesaian yang dapat diimplementasikan dan berbagai pertanyaan dan tantangan pihak-pihak yang memiliki tujuan ekstrem dan tidak realistis.

h.    Scapgoat yang memungkinkan mengambil beberapa tanggung jawab.

i.      Pemimpin yang mengambil inisiatif untuk bergerak begosiasi maju ke depan dengan menggunakan saran-saran prosedural.

Dari proses Komunikasi Kelompok itu terdapat kemungkinan hasik komunikasi, yakni; Pertama, Kalah-Menang. Hasil terjadi saat satu pihak memiliki kekuasaan yang besar sekali, tidak terlalu mementingkan hubungan baik kedepannya, taruhan untuk kemenangan tinggi, satu pihak benar-benar asertif dan pihak lainnya yang bertikai tidak bergantung pada kerjasama mutual (saling menguntungkan), satu atau lebih pihak tidak kooperatif dan tidak bersedia untuk mengikutsertakan kooperatif pemecahan masalah.

Hasil kedua, akhir komunikasi itu mengalami jalan buntu. Hal ini terjadi saat kedua belah pihak memilih untuk menghindari konflik dengan berbagai alasan. kedua belah pihak memiliki cukup kekuasaan untuk memaksa pokok-pokok persoalan. kurangnya kepercayaan, buruknya komunikasi, emosi yang ekspresif atau ketidakcukupan proses resolusi. Taruhan untuk kemenangan rendah atau kedua belah pihak tidak perdulu pada perselisihan. Kepentingan kedua belah pihak tidak saling berhubungan. Satu atau lebih pihak tidak kooperatif. Kemungkinan Ketiga hasil komunikasi itu adalah kompromi. Hal ini terjadi pada saat kedua belah pihak tidak memiliki cukup kekuasaan untuk menang secara penuh. kedua belah pihak bersikap komunikasi asertif. Kepentingan kedua belah pihak saling bergantung. Kedua belah pihak memiliki waktu ekstra untuk kooperatif dan tawar-menawar.

Kemungkinan hasi komunikasi ini yang keempat adalah Menang-Menang. hasil ini terjadi pada saat kedua belah pihak dalam proses komunikasi itu tidak menggunakan pertarungan kekuasaan, mementingkan hubungan baik ke depannya. Kedua belah pihak adalah pemecah/penyelesai masalah yang asertif. Kepentingan (interest) kedua belah pihak benar-benar saling bergantung. Kedua belah pihak bebas untuk berkooperatif dan untuk bergabung dalam memecahkan masalah.

B. MANAJEMEN PERUBAHAN DALAM KELOMPOK.

Dalam kehidupan manusia di alam semesta ini akan terus menerus mengalami perubahan. Setiap waktu, periode dan masa, manusia selalu berupaya melakukan internalisasi nilai, budaya, ilmu pengetahuan untuk menciptakan transformasi menuju perubahan pikiran, sikap dan tindakan manusia. Perubahan akan terus terjadi secara permanen (tetap). Individu, kelompok serta organisasi atau perusahaan yang menunjukan adanya perubahan dalam fungsi manajemennya merupakan organisasi yang memiliki dinamika atau kehidupan yang baik dan sehat. Tanggapan manajer terhadap perubahan, yakni:

a. Manajer harus mampu mengantisipasi dan beradaptasi perubahan-perubahan dalam lingkungan.

b. Organisasi yang tidak mampu beradaptasi terhadap lingkungannya tidak akan bertahan hidup.

c. Pengelolaan perubahan secara efektif tidak hanya diperlukan bagi kelangsungan hidup organisasi tetapi juga sebagai tantangan pengembangan.

Beberapa tipikal respon individu terhadap perubahan dalam kontek kelompok, sebagai berikut:

a. Passive, yakni respon yang tak peduli apa itu masa depan, yang penting kerjakan sebaik-baiknya sekarang. Yang penting, kita kerja keras dan makin efisien.

b. Reactive, yakni sejenis respon seperti dalam kata-kata “Kita tunggu saja apa perubahannya, kita nanti sesuaikan/beradaptasi dengan keadaan perubahan itu”.

c. Anticipative, yakni sejenis respon seperti dalam kata-kata “Kita perlu mencari tahu akan terjadi perubahan apa, sumber-sumber perubahannya. Kita harus sudah menyiapkan sarana prasarana dan ikut berubah bersama”.

d. Proactive, yakni obsesi untuk menjadi pemimpin perubahan, ikut menentukan dan menciptakan perubahan, menentukan standar-standar baru industri.

Adapun sumber-sumber penolakan atas perubahan yang perlu diketahui yakni, sebagai berikut:

a. Ketidakpastian

Setiap perubahan selalu mengakibatkan ketidakpastian meskipun dengan tingkat yang berbeda-beda. Perubahan struktur organisasi mengakibatkan ketidakpastian pekerjaan yang baru, atau ketidakpastian apakah akan ada pemberhentian kerja atau tidak.

b. Kepentingan Diri Sendiri

Anggota organisasi bekerja untuk organisasi karena mengharapkan memperoleh imbalan tertentu: gaji dan kepuasan kerja. Dapat saja perubahan mengakibatkan berkurangnnya gaji dan prestasi kerja, atau akibat perubahan struktur organisasi akan mengurangi wewenang dan kekuasaan manajer. Manajer dengan demikian cenderung menolak perubahan.

c. Persepsi Yang Berbeda

Apabila ada perubahan, maka reaksi yang terjadi akan berbeda-beda, tergantung persepsi masing-masing. Manajer yang lebih tahu konsekuensi perubahan akan sangat ketakutan terhadap perubahan. Sementara karyawan yang tidak begitu tahu informasi, tidak akan berpikir mengenai kemungkinan jelek, dan karena itu tidak begitu menolak perubahan yang terjadi.

d. Perubahan Suasana Kerja

Perubahan akan mengakibatkan perubahan suasana dan jaringan kerja yang sudah terbentuk mapan. Misal teman kerja karyawan yang paling baik tiba-tiba pindah ke gedung ain, maka karyawan tersebut tidak akan lagi mempunyai teman untuk mengobrol atau berkonsultasi.

Sementara itu, terdapat beberapa metode penanganan penolakan atas perubahan, sebagai berikut:

a. Pendidikan dan Komunikasi

Memberikan penjelasan tentang kebutuhan akan perubahan dan logika dari perubahan kepada individu, kelompok dan organisasi keseluruhan. Pendekatan ini digunakan bila ada kekurangan informasi atau informasi yang tidak tepat serta kekurangan analisanya.

b. Partisipasi dan penyertaan

Meminta atau mengikutsertakan anggota organisasi untuk membantu mendesain perubahan. Pendekatan yang dapat digunakan bila pemrakarsa tidak mempunyai semua informasi yang dibutuhkan untuk mendesain perubahan dan orang lain mempunyai kekuatan cukup besar untuk menolak perubahan.

c. Memberi fasilitas dan dukungan

Memberikan program pelatihan ulang, liburan, dukungan emosional dan memahami orang yang terpengaruh terhadap perubahan. Pendekatan yang dapat digunakan bila orang akan menolak karena masalah penyesuaian.

d. Negosiasi dan persetujuan

Melakukan negosiasi dengan penolak potensial atau mengusahakan surat pemahaman tertulis. Pendekatan digunakan bila beberapa orang atau organisasi dengan kekuatan besar untuk menolak perubahan.

e. Manipulasi dan pemilihan menjadi anggota

Memberikan peran yang diinginkan oleh orang yang berpengaruh dalam mendesain atau mengimplementasikan proses perubahan. Pendektan ini digunakan bila taktik lain tidak akan berhasil atau terlalu mahal.

f. Memaksa secara terang-terangan dan terselubung

Menakut-nakuti dengan kehilangan pekerjaan atau pemindahan, tidak dipromosikan dan sebaginya. Pendekatan ini digunakan bila kecepatan dalam proses perubahan diperlukan dan pemrakarsa perubahan memiliki kekuatan yang cukup besar.

Berikut adalah gambar tentang proses terjadinya perubahan:

a. Unfreezing (Pencairan)

Dalam tahap ini karyawan yang akan terkena perubahan dijelaskan mengenai pentingnya perubahan sehingga karyawan sadar akan pentingnya perubahan.

b. Changing (Perubahan)

Setelah karyawan siap terhadap perubahan, perubahan kemudian dilakukan. Perubahan dapat melibatkan agen perubahan yang membantu proses perubahan melalui identifikasi dan internalisasi. Dalam tahap ini, sikap dan perilaku baru diajarkan pada karyawan.

c. Refreezing (Pembekuan Kembali)

Tahap ini bertujuan membuat nilai, sikap dan perilaku yang baru atau yang diinginkan menjadi norma yang baru. Tahap ini dapat dilakukan dengan memberi dukungan atau memaksa perilaku yang baru tersebut.

Beberapa prinsip perubahan dalam organisasi, sebagai berikut:

a. Agen perubahan dapat dilakukan oleh anggota organisasi atau manajer. Agen Alternatif lain yaitu melalui pihak luar biasanya konsultan menjadi agen perubahan.

b. Keuntungan: menawarkan spesialiasi pengetahuan dan mereka akan terbebas dari tugas sehari-hari, biasanya didengar dan dihargai.

c. Kerugian: lebih mahal dan kemungkinan mereka tidak memahami situasi organisasi yang ada.

d. Seringkali konsultan hanya menggunakan prosedur yang sudah standar yang kemudian diterapkan pada semua organisasi tanpa memperhatikan keunikan tiap tiap organisasi.

C. KOHESIVIITAS DALAM KOMUNIKASI KELOMPOK.

Dalam perspektif komunikasi kelompok (group communication) telah ditegaskan bahwa hubungan yang terjadi satu sama lain antara anggota kelompok dalam proses komunikasi dapat menimbulkan kohesivitas antar anggota kelompok itu. (Group cohesion refers to the positive emotional attachment that group members have with the other members of the group (Stangor, 2006). Studi Pepitone dan Reichling, dalam Stangor (2004), menemukan kelompok yang memiliki kohesif tinggi cenderung memiliki hostility ke outsider, sementara kelompok yang memiliki kohesif rendah cenderung memiliki hostility ke dalam kelompok.

Kohesivitas berkaitan dengan peningkatan kepuasan pada anggota dan mengurangi turn over dan stress (Forsyth & Burnette, 2010). Namun kohesif juga dapat berdampak negatif pada masalah psikologis kelompok, seperti ketergantungan, tekanan untuk konformitas tinggi dan penerimaan akan pengaruh menjadi besar sehingga berpotensi bermasalah atau bias pada pengambilan keputusan (Forsyth, 2010).

Baik kelompok formal dan informal, cenderung memiliki kedekatan atau keseragaman dalam hal sikap, perilaku dan kinerja. Kedekatan ini sering kali disebut sebagai kohesivitas. Kohesivitas biasanya dianggap sebagai suatu kekuatan. Kohesivitas mengikat seluruh anggota tim agar berada dalam kelompok dan menangkal pengaruh yang menarik anggota agar keluar dari kelompok. Sebuah kelompok yang memiliki kohesivitas rendah tidak memiliki ketertarikan interpersonal antar anggota kelompoknya. Sebuah kelompok yang kohesif terdiri dari individu yang saling tertarik satu dengan yang lain.

Menurut Newcomb, kohesivitas kelompok diistilahkan dengan kekompakkan. Kekompakkan adalah sejauh mana anggota kelompok melekat menjadi satu kesatuan yang dapat menampakkan diri dengan banyak cara dan bermacam-macam faktor yang berbeda serta dapat membantu satu sama lain. Sedangkan Robbins (2012), mendefinisikan kohesivitas kelompok sebagai sejauh mana para anggota kelompok tertarik terhadap satu sama lain dan termotivasi untuk tetap dalam suatu kelompok. Menurut George & Jones (2002) menerangkan kohesivitas sebagai suatu sikap positif yaitu anggota kelompok yang memiliki daya tarik satu sama lain. Meshane & Glinow menjelaskan bahwa kohesivitas itu dianggap sebagai perasaan daya tarik individu terhadap kelompok dan motivasi untuk tetap bersama kelompok yang menjadi faktor penting dalam keberhasilan kelompok. Greenberg (2005), menjelaskan kohesivitas adalah perasaan dalam kebersamaan antar anggota kelompok. Robbins (2001), menjelaskan bahwa kohesivitas merupakan sejauh mana anggota merasa tertarik satu sama lain dan termotivasi untuk tetap berada dalam kelompok tersebut.

Menurut Taylor, dkk (2009) kohesivitas adalah daya baik positif atau negatif yang menyebabkan anggota kelompok bertahan dalam kelompok. Kohesifitas adalah kekuatan hubungan yang terjadi antar anggota kelompok (Forsyth, 2010). Sementara menurut Forsyth (2010) kohesifitas dipengaruhi beberapa faktor, sebagai berikut:

a. Ketertarikan kelompok. Ketertarikan anggota kelompok akan menimbulkan kohesivitas kelompok.

b. Stabilitas keanggotaan. Kelompok yang memiliki anggota yang cenderung stabil, maka kelompok tersebut cenderung memiliki kohesivitas tinggi dibandingkan kelompok yang sering terjadi perubahan dalam keanggotannya.

c. Ukuran kelompok. Salah satu tanda besarnya kelompok adalah jumlah anggotanya. Semakin banyak anggota, maka semakin besar usaha anggota untuk memperkuat hubungan anrara anggota. Implikasinya tingkat kohesif pada kelompok besar tidak sekuat kelompok yang memiliki ukuran kecil.

d. Ciri-ciri struktural. Kohesif terkait dengan dua struktur kelompok. Pertama. Kohesi cenderung pada kelompok yang memiliki struktur yang jelas, kedua, tipe struktur kelompok berkaitan dengan tingginya kohesis anggota kelompok.

e. Permulaan kelompok. Persyaratan awal ketika masuk kelompok menjadi salah satu yang dapat mempengaruhi kohesi kelompok. Misalkan, kegiatan orentasi yang dilakukan padaa anggota baru dapat meningkatkan kohesi anggota kelompok.

Menurut Bordens dan Horowitz, (2008) ada beberapa yang mempengaruhi kohesivitas anggota kelompok, sebagai berikut :

a. Ketertarikan antar anggota kelompok. Hubungan interpersonal anggota satu sama lain yang berlandaskan ketertarikan, akan berpotensi menilmbulkan kohesivitas. Semakin kuat ketertarikannya, maka semakin kuat kohesivitas anggota kelompok.

b. Kedekatan anggota. Kedekatan fisik dan psikologis sesama anggota kelompok juga dapat mempengauhi kohesivitas anggota kelompok.

c. Ketaatan pada norma kelompok. Anggota kelompok yang patuh pada norma kelompok cenderung memiliki kohesivitas kelompok.

d. Kesuksesan kelompok mencapai tujuan. Kelompok yang berhasil mencapai tujuan memiliki dampak psikologis kepada anggotanya, salah satunya kebersamaan dan kohesi anggota semakin meningkat.

e. Identifikasi anggota terhadap kelompok. Kesetian kelompok. Anggota yang memiliki identifikasi kuat terhadap kelompok cenderung memiliki kohesifvitas tinggi.

Dalam pandangan Forsyth (2010) mengatatakan bahwa kohesivitas teridiri empat komponen, yakni:

a. Social cohesion, yaitu merupakan daya tarik antar anggota kelompok untuk membentuk kelompok.

b. Task cohesion, kohesivitas anggota kelompok berdasark tujuan kelompok. Kelompok akan semakin memiliki kohesif jika anggota kelompok salang bekerja sama dalam mencapai tujuan kelompok,

c. Perceive cohesion, kesatuan anggota kelompok berdasarkan persepsi dan rasa kebersamaan dan memiliki yang meliputi perasaan terhadap kelompok dan anggota kelompok.

d. Emotional cohesion, yaitu kohesi yang berdasarkan intensitas afektif dalam kelompok. Emosi positif dalam kelompok akan meningkatkan kohesivitas anggota kelompok.

Berdasarkan beberapa pendapat para ahli di atas maka dapat disimpulkan bahwa kohesivitas kelompok merupakan daya tarik emosional sesama anggota kelompok kerja dimana adanya rasa saling menyukai, membantu, dan secara bersama-sama saling mendukung untuk tetap bertahan dalam kelompok kerja dalam mencapai suatu tujuan bersama. Kelompok yang sangat kohesif lazimnya terdiri dari individu-individu yang termotivasi untuk bersatu. Akibatnya, manajemen cenderung mengharapkan kelompok kohesif tersebut menunjukkan kinerja yang efektif. Secara umum, seiring peningkatan kohesivitas kelompok, tingkat konformitas terhadap norma-norma kelompok juga akan meningkat.

Kohesivitas kelompok dapat diklaim untuk menjadi teori yang paling penting dalam grup dynamic (dinamika kelompok). Tanpa adanya kohesivitas kelompok, kelompok akan terpecah dimana anggota kelompok menarik diri dari kelompoknya, selain itu kohesivitas kelompok menjadi indikasi dari keberhasilan dalam kelompok. Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa kohesivitas kelompok adalah rasa tertarik yang dimiliki seseorang terhadap orang lainnya yang ada dalam suatu kelompok dan kepada kelompok tersebut. Rasa tertariknya membuat seseorang bersikap membantu termotivasi dan saling mendukung antar anggota di dalam kelompok untuk mencapai suatu tujuan bersama dalam kelompok tersebut, (Forsyth, 2010).

Greenberg (2005), menjelaskan kohesivitas adalah perasaan dalam kebersamaan antar anggota kelompok. Robbins (2001), menjelaskan bahwa kohesivitas merupakan sejauh mana anggota merasa tertarik satu sama lain dan termotivasi untuk tetap berada dalam kelompok tersebut. Menurut George & Jones (2002) menerangkan kohesivitas sebagai suatu sikap positif yaitu anggota kelompok yang memiliki daya tarik satu sama lain. Meshane & Glinow menjelaskan bahwa kohesivitas itu dianggap sebagai perasaan daya tarik individu terhadap kelompok dan motivasi untuk tetap bersama kelompok yang menjadi faktor penting dalam keberhasilan kelompok. 

Gambar Faktor-faktor pembentuk kohesivitas kelompok (Robbins)

Menurut Robbins, terdapat beberapa faktor yang menentukan tinggi rendahnya kohesivitas kelompok, yaitu:

a. Lamanya waktu bersama dalam kelompok, makin lama berada bersama dalam kelompok maka akan saling mengenal, makin dapat timbul sikap toleran terhadap yang lain.

b. Parahnya masa awal, maksudnya adalah makin sulit seseorang diterima didalam kelompok kerja sebagai anggota, makin lekat kelompoknya.

c. Besarnya kelompok, makin besar kelompoknya maka makin sulit terjadi interaksi yang intensif antar anggotanya, makin kurang lekat kelompoknya.

d. Ancaman dari luar, kebanyakan penelitian mengatakan bahwa kelekatan kelompok akan bertambah jika kelompok mendapat ancaman dari luar.

e. Keberhasilan dimasa lalu, setiap orang menyenangi pemenang. Jika satu kelompok kerja, memiliki sejarah yang gemilang, maka terbentuklah esprit de crops yang menarik anggota-anggota baru, kelekatan kelompok akan tetap tinggi.

Berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa kohesivitas kelompok dipengaruhi oleh beberapa faktor di antaranya adalah : lamanya waktu bersama dalam kelompok, parahnya masa awal, besarnya kelompok, ancaman dari luar, keberhasilan di masa lalu, kesamaan nilai dan tujuan, keberhasilan dalam mencapai tujuan, status kelompok, penyelesaian perbedaan, kecocokan terhadap norma-norma, daya tarik pribadi, persaingan antara kelompok dan pengakuan serta penghargaan.

Menurut Forsyth (2006), terdapat faktor yang mempengaruhi timbulnya kohesivitas, yaitu :

a. Interpersonal Attraction (daya tarik interpersonal). Kelompok sering terbentuk ketika individu mengembangkan perasaan ketertarikan terhadap individu yang lain. Tetapi hanya seperti faktor seperti kedekatan terhadap interaksi, kesamaan, saling melengkapi, timbal balik, dan penukaran yang menguntungkan dapat mendorong untuk terbentuknya kelompok, demikian juga mereka bisa berpaling dari kelompok dasar menjadi salah satu kelompok yang sangat kohesif.

b. Stability of Membership (stabilitas terhadap keanggotaan). Perbedaan antara kelompok terbuka dan kelompok tertutup. Perbedaan kelompok berdasarkan sejauh mana batas-batas mereka dapat masuk dalam daftar keanggotaan yang bersifat terbuka dan berfluktuasi dibandingkan tertutup dan tetap. Kelompok terbuka khususnya untuk mencapai keadaan keseimbangan, karena anggota menyadari bahwa mereka mungkin kehilangan atau melepaskan tempat mereka dalam kelompok setiap saat. Pada kelompok tertutup, individu cenderung berfokus pada sifat kolektif kelompok dan lebih mungkin untuk mengidentifikasi dengan kelompok mereka saat mereka bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Kelompok terbuka adalah kelompok yang kohesifnya rendah.

c. Group Size (ukuran kelompok). Kelompok yang berukuran kecil akan lebih kohesif daripada kelompok yang berukuran besar karena akan lebih mudah untuk beberapa orang untuk mendapatkan satu tujuan dan lebih mudah untuk melakukan aktifitas kerja.

d. Structural Features (bentuk struktur). Kohesif itu mempunyai hubungan kepada struktur kelompok dalam dua titik dasar. Pertama, kelompok kohesif cenderung untuk relatif lebih terstruktur. Kedua, bentuk dari struktur kelompok adalah terkait dengan tingkat lebih tinggi dari kohesif daripada struktur kelompok yang lain. Semakin tinggi proporsi hubungan dengan anggota non group relatif membuat hubungan dengan anggota kelompok semakin rendah kekompakkan keseluruhan kelompok.

e. Initiations (inisiasi/ permulaan). Kelompok dengan kebijakan keanggotaan yang ketat, termasuk penerimaan, menghindari masalah ini dengan menyaring anggota dan melakukan pemantauan erat dan mengabaikan orang-orang yang tidak menunjukkan diri mereka.

D. MODEL / TEORI KOMUNIKASI KELOMPOK

Berikut ini dapat disajikan beberapa model / teori Komunikasi Kelompok yang dapat dipahami untuk dijadikan piasu analisis saudara dalam membedah kasus-kasus Komunikasi Kelompok. Namun Model / Teori ini hanya secuil dari begitu banyak Model / Teori Komunikasi Kelompok yang tidak dapat disajikan pada materi kuliah ke 5 ini. Karena itu, disarankan agar saudara dapat mempelajari lebih lanjut semua Model / Teori Komunikasi Kelompok yang lain melalui bacaan literature Komunikasi Kelompok dari para ahli.

a. A-B-X Theory (Theodore M. New Comb).

Model komunikasi New Comb Theodore M. Newcomb dari the University of Michigan pada tahun 1953, dia memberikan penekanan yang berbeda dalam teori komunikasi. tujuan utama dari teori ini adalah untuk memperkenalkan jenis komunikasi dalam hubungan sosial (kelompok). sistem ini memperluas teori hubungan antarpribadi Heider sampai kepada interaksi yang terjadi diantara anggota kelompok yang hanya terdiri dari 2 orang anggota.

Model Newcomb ini terdiri dari 3 unsur utama, yakni:

A = pengirim

B = penerima

X = objek pembicaraan, orang lain, isu dan lain lain.

Menurut Newcomb, tingkah laku komunikasi terbuka antara A dan B dapat diterangkan melalui kebutuhan mereka untuk mencapai keseimbangan satu sama lain dan juga terhadap x.

b. Teori Sosiometris (Moreno)

Sosiometris dapat diartikan sebagai pendekatan metodologis terhadap kelompok kelompok yang diciptakan mula mula oleh moreno dan kemudian dikembangkan oleh jenning dan yang lainnya. pada dasarnya teori berhubungan dengan daya tarik(attraction) dan penolakan (repulsion) yang dirasakan oleh individu individu ssatu sama lain serta implikasi perasaan ini bagi pembentukan struktur kelompok. Meskipun sosiometris tidak langsung berkepentingan langsung dengan komunikasi, struktur sosiometris dari suatu kelompok tidak disangkal berhubungan dengan bebereapa hal yang terjadi dalam komunikasi kelompok. cukup masuk akal untuk menganggap bahwa individu yang tertarik satu sama lain yang saling menempatkan diri pada peringkat yang tinggi akan lebih suka berkomunikasi sedemikian rupa sehingga membedakan mereka berkomunikasi dengan orang yang mereka benci.

c. Teori Komunikasi kelompok (Aubrey Fisher)

Model Fisher sesuai dengan namanya bahwa teori ini dikemukakan oleh Aubrey Fisher. Adanya teori ini dilatar-belakangi adanya pembagian dari kelompok besar. Teori ini merupakan suatu bagian dari tindak komunikasi kelompok tugas. Dalam model Fisher ini ada empat tahap yang harus dilewati seseorang dalam menjalani suatu hubungan dengan anggota kelompok.

Asumsi Dasar dan Uraian Teori :

Teori ini menjelaskan bagaimana proses yang harus dilewati seseorang dalam suatu kelompok untuk menghasilkan sesuatu yang disepakati bersama antar anggota kelompok. Asumsi dasar dari teori adalah adanya tahapan-tahapan yang harus dilalui seseorang untuk menjalin hubungan dengan orang lain (anggota dalam kelompoknya). Tahapan-tahapan tersebut terdiri atas :

1. Orientasi, pada tahapan ini seorang individu akan berusaha untuk saling mengenal, saling menangkap perasaan anggota kelompoknya, dan mencoba menemukan peranan dan status. Dalam tahapan ini akan ada kecenderungan perbedaan pendapat.

2. Konflik, tahapan ini merupakan tindak lanjut dari adanya perbedaan pendapat pada tahap pertama. Dalam situasi ini terdapat peningkatan perbedaan antara satu individu dengan anggota kelompok lainnya, setiap individu berusaha mempertahankan apa yang ia inginkan.

3. Pemunculan, pada tahap ini setiap individu berusaha untuk mengurangi tingkat perbedaan pendapat. Tujuannya untuk mengurangi konflik, namun yang terjadi adalah individu sudah tidak lagi memiliki kejelasan dalam menentukkan sikap.

4. Peneguhan, tahap akhir yang dilakukan seseorang dalam kelompoknya yaitu bagaimana para anggota memperteguh konsensus kelompok. Dalam hal ini akan ada saran bagaimana penyelesaian yang baik dan akan ada keputusan dari perbedaan yang ada pada para anggota.

Menurut ahli teori sosial, ada beberapa teori komunikasi kelompok yang dapat memberi pemahaman yang jelas dalam membangun komunikasi kelompok adalah sebagai berikut :

a. Teori Perbandingan Sosial (Leon Festinger, 1954)

Teori Perbandingan Sosial (Social Comparison Theory), oleh Leon Festinger menegaskan, tindak komunikasi dalam kelompok berlangsung karena adanya kebutuhan-kebutuhan dari individu untuk membandingkan sikap, pendapat, dan kemampuannya dengan individu-individu lainnya.

Dalam teori perbandingan sosial ini, tekanan seseorang untuk berkomunikasi dengan anggota kelompok lainnya akan mengalami peningkatan, jika muncul ketidaksetujuan yang berkaitan dengan suatu kejadian atau peristiwa; kalau tingkat pentingnya peristiwa tersebut meningkat dan apabila hubungan dalam kelompok (group cohesiveness) juga menunjukkan peningkatan. Selain itu, setelah keputusan kelompok dibuat, para anggota kelompok akan saling berkomunikasi untuk mendapatkan informasi yang mendukung atau membuat individu-individu dalam kelompok lebih merasa senang dengan keputusan yang dibuat tersebut. Teori perbandingan sosial ini diupayakan untuk dapat menjelaskan bagaimana tindak komunikasi dari para anggota kelompok mengalami peningkatan atau penurunan.

b. Teori Pertukaran Sosial (Thibaut Dan Kelley).

Teori Pertukaran Sosial dari Thibaut dan Kelley, dalam buku mereka yang berjudul The Social Psychology of Groups, Thibaut and Kelley memusatkan perhatiannya pada kelompok yang terdiri dari dua orang anggota atau diad. Mereka merasa yakin bahwa usaha memahami tingkah laku yang kompleks dari kelompok-kelompok besar mungkin dapat diperoleh dengan cara menggali pola hubungan diadis (2 orang). Meskipun pola penjelasan tingkah laku mereka tentang diadis bukan sekedar suatu pembahasan tentang proses komunikasi dalam kelompok dua-anggota, beberapa rumusan mereka mempunyai relevansi langsung tentang komunikasi kelompok.

Model Thibaut dan Kelley mendukung asumsi-asumsi yang dibuat oleh Homans dalam teorinya tentang proses pertukaran sosial, khususnya bahwa interaksi sosial manusia mencakup pertukaran barang dan jasa, serta bahwa tanggapan-tanggapan individu-individu yang muncul melalui interaksi di antara mereka mencakup baik imbalan (rewards) maupun pengeluaran (cost). Apabila imbalan tidak cukup, atau bila pengeluaran melebihi imbalan, interaksi akan terhenti atau individu yang terlibat di dalamnya akan merubah tingkah laku mereka dengan tujuan mencapai apa yang mereka cari.

c. Teori Percakapan / Prestasi Kelompok (Stogdill, 1959).

Teory percakapan kelompok (group achievement theory) ini memiliki keterkaitan dengan produktivitas kelompok melalui memberi inputs, mediating variables dan group input. Produktivitas dari suatu kelompok dapat dijelaskan lewat konsekuensi perilaku, interaksi dan harapan-harapan melalui struktur kelompok. Dengan kata lain, interaksi dan harapan2 sebagai input variables mengarah pada struktur formal dan struktur peran sebagai mediating variables yg pada akhirnya menuju kepada produktivitas, semangat dan keterpaduan sebagai group achievement.

Teori Percakapan Kelompok biasa juga disebut Teori Prestasi Kelompok (Theory of Group Achievement). Teori Prestasi Kelompok dikemukakan oleh Stogdill pada tahun 1959. Stogdill menganggap bahwa teori-teori tentang kelompok pada umumnya didasarkan pada konsep tentang interaksi yang memiliki kelemahan teoritis tertentu. Maka dari itu, Stogdill mengajukan teori prestasi kelompok.

Teori ini merupakan hasil pengembangan dari teori-teori sebelumnya yang tergolong dalam tiga orientasi yang berbeda, seperti: orientasi penguat (teori-teori belajar), orientasi lapangan (teori-teori tentang interaksi), dan orientasi kognitif (teori-teori tentang harapan).

Asumsi dasar dan uraian Teori ini adalah proses terjadinya dalam kelompok dimana dimuiai dari masukan ke keluaran melalui variabel-variabel media. Dalam teori ini akan terdapat umpan balik (feed-back). Berikut ini adalah penjabaran teori prestasi yang terbagi atas beberapa faktor yang mempengaruhi suatu kelompok, yaitu:

1. Masukan dari anggota merupakan sumber input.

Menurut Stogdill, kelompok adalah suatu sistem interaksi yang terbuka. Struktur dan kelangsungan sistem sangat bergantung pada tindakan-tindakan anggota dan hubungan antara anggota. Ada tiga elemen penting yang termasuk dalam masukan anggota, yaitu : interaksi sosial (menyatakan suatu hubungan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih, interaksi ini terdiri atas aksi dan reaksi antara anggota-anggota kelompok yang berinteraksi); hasil perbuatan (bagian dari suatu interaksi yang dapat diaplikasikan dalam bentuk kerja sama, berencana, menilai, berkomunikasi, membuat kepetusan); dan harapan (kesediaan untuk mendapatkan suatu penguat, fungsi dari harapan ini adalah sebagai dorongan (drive), perkiraan tentang menyenangkan atau tidaknya dasil, dan perkiraan tentang kemungkinan hasil itu akan benar-benar terjadi).

2.    Variabel media

Variabel media menjelaskan mengenai beroperasi dan berfungsinya suatu kelompok. Elemen-elemen yang ada di dalamnya, yaitu : struktur formal (struktur formal mencakup fungsi dan status dimana kelompok terdiri atas individu-individu yang masing-masingmembawa harapan dan perbuatannya sendiri) dan struktur peran (struktur peran mencakup tanggung jawab dan otoritas dimana individu yang menduduki posisi tertentu hampir tidak berpengaruh pada status dan fungsi posisi tersebut).

3.    Prestasi kelompok

Prestasi kelompok merupakan output atau tujuan dari kelompok. Ada tiga unsur yang menentukan prestasi kelompok yaitu: 1). Produktivitas (derajat perubahan harapan tentang nilai-nilai yang dihasilkan oleh perilaku kelompok). 2). Moral (derajat kebebasan dari hambatan-hambatan dalam kerja kelompok menuju tujuannya). 3). Kesatuan (tingkat kemampuan kelompok untuk mempertahankan struktur dan mekanisme operasinya dalam kondisi yang penuh tekanan (stress).

 Referensi:

- Arifin, Anwar, 1984, Strategi Komunikasi: Suatu Pengantar Ringkas, Bandung: Armico.

- Bales, Robert F., 1950, Interaction Process Analysis: A Method for the Study of Small Groups, Cambridge: Addison-Wesley

- Curtis, Dan B., Floyd, James J., Winsor, Jerry L., 2005, Komunikasi Bisnis dan Profesional, Bandung: PT Remaja Rosdakarya

- Littlejohn, Stephen W. 1999, Theories of Human Communication, Belmont, California: Wadsworth Publishing Company.

--------------------. 2005. Theories of Human Communication – Fifth Edition. Terjemahan edisi Indonesia 1 (Chapter 1-9), dan edisi Indonesia 2 (Chapter 10-16).

- Mulyana, Deddy, 2005, Ilmu Komunikasi: Suatu Pengantar, Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

--------------------. 2008. Ilmu Komunikasi: Suatu Pengantar. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.

- Rogers, Everett. M. 1994. A History of Communication Study: ABiographical Approach. New York:The Free Press. 4. West, Richard dan Lynn H. Turner. 2008. Pengantar teori Komunikasi: Analisis dan Aplikasi. Buku 1 edisi ke-3. Terjemahan. Maria Natalia Damayanti Maer. Jakarta: Salemba Humanika.

- Lukiati Komala, Ilmu Komunikasi Perspektif, proses dan konteks, widya padjajaran, bandung 2009. h.175-177

- Rakhmat, Jalaluddin, 1994, Psikologi Komunikasi, Bandung: Remaja Rosdakarya.

- Schutz, W. D., 1966, The Interpersonal Underworld, Palo Alto: Science and Behavior Books.

- Wiryanto, 2005, Pengantar Ilmu Komunikasi, Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia.

Faktor-faktor yang mempengaruhi keefektifan kelompok

Anggota-anggota kelompok bekerja sama untuk mencapai dua tujuan, yakni: a). Melaksanakan tugas kelompok, dan b). Memelihara moral anggota-anggotanya. Tujuan pertama diukur dari hasil kerja kelompok-disebut prestasi (performance) tujuan kedua diketahui dari tingkat kepuasan (satisfacation). Jadi, bila kelompok dimaksudkan untuk saling berbagi informasi (misalnya kelompok belajar), maka keefektifannya dapat dilihat dari beberapa banyak informasi yang diperoleh anggota kelompok dan sejauh mana anggota dapat memuaskan kebutuhannya dalam kegiatan kelompok.

Jalaluddin Rakhmat (2004) meyakini bahwa faktor-faktor keefektifan kelompok dapat dilacak pada karakteristik kelompok, yaitu:

1. Faktor situasional karakteristik kelompok:

a. Ukuran kelompok.

Hubungan antara ukuran kelompok dengan prestasi kerja kelompok bergantung pada jenis tugas yang harus diselesaikan oleh kelompok. Tugas kelompok dapat dibedakan dua macam, yaitu tugas koaktif dan interaktif. Pada tugas koaktif, masing-masing anggota bekerja sejajar dengan yang lain, tetapi tidak berinteraksi. Pada tugas interaktif, anggota-anggota kelompok berinteraksi secara teroganisasi untuk menghasilkan suatu produk, keputusan, atau penilaian tunggal. Pada kelompok tugas koatif, jumlah anggota berkorelasi positif dengan pelaksanaan tugas. Yakni, makin banyak anggota makin besar jumlah pekerjaan yang diselesaikan. Misal satu orang dapat memindahkan tong minyak ke satu bak truk dalam 10 jam, maka sepuluh orang dapat memindahkan pekerjaan tersebut dalam satu jam. Tetapi, bila mereka sudah mulai berinteraksi, keluaran secara keseluruhan akan berkurang.

Faktor lain yang mempengaruhi hubungan antara prestasi dan ukuran kelompok adalah tujuan kelompok. Bila tujuan kelompok memelukan kegiatan konvergen (mencapai suatu pemecahan yang benar), hanya diperlukan kelompok kecil supaya produktif, terutama bila tugas yang dilakukan hanya membutuhkan sumber, keterampilan, dan kemampuan yang terbatas. Bila tugas memerlukan kegiatan yang divergen (seperti memhasilkan gagasan berbagai gagasan kreatif), diperlukan jumlah anggota kelompok yang lebih besar.

Dalam hubungan dengan kepuasan, Hare dan Slater (dalam Rakmat, 2004) menunjukkan bahwa makin besar ukuran kelompok makin berkurang kepuasan anggota-anggotanya. Slater menyarankan lima orang sebagai batas optimal untuk mengatasi masalah hubungan manusia. Kelompok yang lebih dari lima orang cenderung dianggap kacau, dan kegiatannya dianggap menghambur-hamburkan waktu oleh anggota-anggota kelompok.

b. Jaringan komunikasi.

Terdapat beberapa tipe jaringan komunikasi, diantaranya adalah sebagai berikut: roda, rantai, Y, lingkaran, dan bintang. Dalam hubungan dengan prestasi kelompok, tipe roda menghasilkan produk kelompok tercepat dan terorganisir.

c. Kohesi kelompok.

Kohesi kelompok didefinisikan sebagai kekuatan yang mendorong anggota kelompok untuk tetap tinggal dalam kelompok, dan mencegahnya meninggalkan kelompok. McDavid dan Harari (dalam Jalaluddin Rakmat, 2004) menyarankam bahwa kohesi diukur dari beberapa faktor sebagai berikut: ketertarikan anggota secara interpersonal pada satu sama lain; ketertarikan anggota pada kegiatan dan fungsi kelompok; sejauh mana anggota tertarik pada kelompok sebagai alat untuk memuaskan kebutuhan personal.

Kohesi kelompok erat hubungannya dengan kepuasan anggota kelompok, makin kohesif kelompok makin besar tingkat kepuasan anggota kelompok. Dalam kelompok yang kohesif, anggota merasa aman dan terlindungi, sehingga komunikasi menjadi bebas, lebih terbuka, dan lebih sering. Pada kelompok yang kohesifitasnya tinggi, para anggota terikat kuat dengan kelompoknya, maka mereka makin mudah melakukan konformitas. Makin kohesif kelompok, makin mudah anggota-anggotanya tunduk pada norma kelompok, dan makin tidak toleran pada anggota yang devian.

d. Kepemimpinan

Kepemimpinan adalah komunikasi yang secara positif mempengaruhi kelompok untuk bergerak ke arah tujuan kelompok. Kepemimpinan adalah faktor yang paling menentukan kefektifan komunikasi kelompok. Klasifikasi gaya kepemimpinan yang klasik dilakukan oleh White danLippit (1960). Mereka mengklasifikasikan tiga gaya kepemimpinan: otoriter; demokratis; dan laissez faire. Kepemimpinan otoriter ditandai dengan keputusan dan kebijakan yang seluruhnya ditentukan oleh pemimpin. Kepemimpinan demokratis menampilkan pemimpin yang mendorong dan membantu anggota kelompok untuk membicarakan dan memutuskan semua kebijakan. Kepemimpinan laissez faire memberikan kebebasan penuh bagi kelompok untuk mengambil keputusan individual dengan partisipasi dengan partisipasi pemimpin yang minimal.

2. Faktor personal karakteristik kelompok:

a. Kebutuhan interpersonal

William C. Schultz (1966) merumuskan Teori FIRO (Fundamental Interpersonal Relations Orientatation), menurutnya orang menjadi anggota kelompok karena didorong oleh tiga kebutuhan intepersonal sebagai berikut:

1) Ingin masuk menjadi bagian kelompok (inclusion).

2) Ingin mengendalikan orang lain dalam tatanan hierakis (control).

3) Ingin memperoleh keakraban emosional dari anggota kelompok yang lain.

b. Tindak komunikasi

Mana kala kelompok bertemu, terjadilah pertukaran informasi. Setiap anggota berusaha menyampaiakan atau menerima informasi (secara verbal maupun nonverbal). Robert Bales (1950)[4] mengembangkan sistem kategori untuk menganalisis tindak komunikasi, yang kemudian dikenal sebagai Interaction Process Analysis (IPA).

c. Peranan

Seperti tindak komunikasi, peranan yang dimainkan oleh anggota kelompok dapat membantu penyelesaian tugas kelompok, memelihara suasana emosional yang lebih baik, atau hanya menampilkan kepentingan individu saja (yang tidak jarang menghambat kemajuan kelompok). Beal, Bohlen, dan audabaugh (dalam Rakhmat, 2004: 171) meyakini peranan-peranan anggota-anggota kelompok terkategorikan sebagai berikut:

1.    Peranan Tugas Kelompok. Tugas kelompok adalah memecahkan masalah atau melahirkan gagasan-gagasan baru. Peranan tugas berhubungan dengan upaya memudahkan dan mengkoordinasi kegiatan yang menunjang tercapainya tujuan kelompok.

2.    Peranan Pemiliharaan Kelompok. Pemeliharaan kelompok berkenaan dengan usaha-usaha untuk memelihara emosional anggota-anggota kelompok.

Peranan individual, berkenaan dengan usahan anggota kelompokuntuk memuaskan kebutuhan individual yang tidak relevan dengantugas kelompok

Makna komunikasi kelompok, klasifikasi kelompok dan karakteristik komunikasinya, pengaruh kelompok pada perilaku komunikasi

A. KONSEP / PENGERTIAN KOMUNIKASI KELOMPOK

Kelompok adalah sekumpulan orang yang mempunyai tujuan bersama yang berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan bersama, mengenal satu sama lainnya, dan memandang mereka sebagai bagian dari kelompok tersebut (Deddy Mulyana, 2005). Kelompok ini misalnya adalah keluarga, kelompok diskusi, kelompok pemecahan masalah, atau suatu komite yang tengah berapat untuk mengambil suatu keputusan. Dalam komunikasi kelompok, juga melibatkan komunikasi antarpribadi. Karena itu kebanyakan teori komunikasi antarpribadi berlaku juga bagi komunikasi kelompok.

Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang berlangsung antara beberapa orang dalam suatu kelompok “kecil” seperti dalam rapat, pertemuan, konperensi dan sebagainya (Anwar Arifin, 1984). Michael Burgoon (dalam Wiryanto, 2005) mendefinisikan komunikasi kelompok sebagai interaksi secara tatap muka antara tiga orang atau lebih, dengan tujuan yang telah diketahui, seperti berbagi informasi, menjaga diri, pemecahan masalah, yang mana anggota-anggotanya dapat mengingat karakteristik pribadi anggota-anggota yang lain secara tepat. Kedua definisi komunikasi kelompok di atas mempunyai kesamaan, yakni adanya komunikasi tatap muka, peserta komunikasi lebih dari dua orang, dan memiliki susunan rencana kerja tertentu untuk mencapai tujuan kelompok.

Pengertian Komunikasi Kelompok menurut Michael Burgoon dan Michael Ruffner, Komunikasi Kelompok adalah sebagai interaksi tatap muka dari 3 atau lebih individu guna memperoleh maksud atau tujuan yang dikehendaki seperti berbagai informasi, pemeliharaan diri atau pemecahan masalah sehingga semua anggota dapat menumbuhkan karakteristik pribadi anggota lainnya dengan akurat.

Ada 4 (empat) elemen yang tercakup dalam defenisi tersebut :

a. Interaksi Tatap Muka

b. Jumlah partisipan yang terlibat dalam interaksi.

c. Maksud dan tujuan yang dikehendaki.

d. Kemampuan anggota untuk dapat menumbuhkan karakteristik pribadi anggota lainnya.

Dan B. Curtis, James J.Floyd, dan Jerril L. Winsor (2005, h. 149) menyatakan komunikasi kelompok terjadi ketika tiga orang atau lebih bertatap muka, biasanya di bawah pengarahan seorang pemimpin untuk mencapai tujuan atau sasaran bersama dan mempengaruhi satu sama lain. Lebih mendalam ketiga ilmuwan tersebut menjabarkan sifat-sifat komunikasi kelompok sebagai berikut:

a. Kelompok berkomunikasi melalui tatap muka;

b. Kelompok memiliki sedikit partisipan;

c. Kelompok bekerja di bawah arahan seseorang pemimpin;

d. Kelompok membagi tujuan atau sasaran bersama;

e. Anggota kelompok memiliki pengaruh atas satu sama lain.

Beberapa prinsip dasar komunikasi kelompok, sebagai berikut:

a. Kelompok merupakan bagian yang tidak dapat dilepaskan dari kegiatan sehari-hari.

b. Melalui kelompok memungkinkan kita dapat berbagi informasi, pengalaman, pengetahuan kita dengan anggota kelompok lainnya.

c. Kelompok Primer : Keluarga.

d. Kelompok Sekunder : sekolah, lembaga agama, tempat pekerjaan dan kelompok-kelompok lainnya yang sesuai minat dan ketertarikan kita.

Dalam Komunikasi Kelompok terdpat 3 (tiga) kategori norma kelompok, sebgai berikut:

a. Norma Sosial, mengatur hubungan diantara para anggota kelompok.

b. Norma Prosedural, mengurai secara rinci bagaimana kelompok beroperasi.

c. Norma Tugas, memusatkan perhatian pada bagaimana suatu pekerjaan harus dilaksanakan.

 Dalam memecahkan masalah perlu dipahami pula tentang lima fungsi Komunikasi Kelompok yang biasa menjadi dasar bagi pelaku komunikasi itu, sebagai berikut:

a. Fungsi Hubungan Sosial : perekat sosial antar anggota kelompok.

b. Fungsi Pendidikan : alat pertukaran pengetahuan dan pengalaman.

c. Fungsi Persuasi : melakukan atau tidak melakukan sesuatu.

d. Fungsi untuk memecahkan masalah atau membuat keputusan, contoh fungsi terapi seperti pada kelompok konsultasi perkawinan, kelompok penderita narkoba dan lain-lain.

B. KLASIFIKASI KELOMPOK DAN KARAKTERISTIK KOMUNIKASINYA.

Telah banyak klasifikasi kelompok yang dilahirkan oleh para ilmuwan sosiologi, namun dalam kesempatan ini kita sampaikan hanya tiga klasifikasi kelompok.

1. Kelompok primer dan sekunder.

Charles Horton Cooley pada tahun 1909 (dalam Jalaluddin Rakhmat, 1994) mengatakan bahwa kelompok primer adalah suatu kelompok yang anggota-anggotanya berhubungan akrab, personal, dan menyentuh hati dalam asosiasi dan kerja sama. Sedangkan kelompok sekunder adalah kelompok yang anggota-anggotanya berhubungan tidak akrab, tidak personal, dan tidak menyentuh hati kita.

Jalaludin Rakhmat membedakan kelompok ini berdasarkan karakteristik komunikasinya, sebagai berikut:

a. Kualitas komunikasi pada kelompok primer bersifat dalam dan meluas. Dalam, artinya menembus kepribadian kita yang paling tersembunyi, menyingkap unsur-unsur backstage (perilaku yang kita tampakkan dalam suasana privat saja). Meluas, artinya sedikit sekali kendala yang menentukan rentangan dan cara berkomunikasi. Pada kelompok sekunder komunikasi bersifat dangkal dan terbatas.

b. Komunikasi pada kelompok primer bersifat personal, sedangkan kelompok sekunder nonpersonal.

c. Komunikasi kelompok primer lebih menekankan aspek hubungan daripada aspek isi, sedangkan kelompok sekunder adalah sebaliknya.

d. Komunikasi kelompok primer cenderung ekspresif, sedangkan kelompok sekunder instrumental.

e. Komunikasi kelompok primer cenderung informal, sedangkan kelompok sekunder formal.

2. Kelompok keanggotaan dan kelompok rujukan.

Theodore Newcomb (1930) melahirkan istilah kelompok keanggotaan (membership group) dan kelompok rujukan (reference group). Kelompok keanggotaan adalah kelompok yang anggota-anggotanya secara administratif dan fisik menjadi anggota kelompok itu. Sedangkan kelompok rujukan adalah kelompok yang digunakan sebagai alat ukur (standard) untuk menilai diri sendiri atau untuk membentuk sikap.

Menurut teori, kelompok rujukan mempunyai tiga fungsi: fungsi komparatif, fungsi normatif, dan fungsi perspektif. Saya menjadikan Islam sebagai kelompok rujukan saya, untuk mengukur dan menilai keadaan dan status saya sekarang (fungsi komparatif. Islam juga memberikan kepada saya norma-norma dan sejumlah sikap yang harus saya miliki-kerangka rujukan untuk membimbing perilaku saya, sekaligus menunjukkan apa yang harus saya capai (fungsi normatif). Selain itu, Islam juga memberikan kepada saya cara memandang dunia ini-cara mendefinisikan situasi, mengorganisasikan pengalaman, dan memberikan makna pada berbagai objek, peristiwa, dan orang yang saya temui (fungsi perspektif). Namun Islam bukan satu-satunya kelompok rujukan saya. Dalam bidang ilmu, Ikatan Sarjana Komunikasi Indonesia (ISKI) adalah kelompok rujukan saya, di samping menjadi kelompok keanggotaan saya. Apapun kelompok rujukan itu, perilaku saya sangat dipengaruhi, termasuk perilaku saya dalam berkomunikasi.

3. Kelompok deskriptif dan kelompok preskriptif

John F. Cragan dan David W. Wright (1980)membagi kelompok menjadi dua: deskriptif dan peskriptif. Kategori deskriptif menunjukkan klasifikasi kelompok dengan melihat proses pembentukannya secara alamiah. Berdasarkan tujuan, ukuran, dan pola komunikasi, kelompok deskriptif dibedakan menjadi tiga: a. kelompok tugas; b. kelompok pertemuan; dan c. kelompok penyadar. Kelompok tugas bertujuan memecahkan masalah, misalnya transplantasi jantung, atau merancang kampanye politik. Kelompok pertemuan adalah kelompok orang yang menjadikan diri mereka sebagai acara pokok. Melalui diskusi, setiap anggota berusaha belajar lebih banyak tentang dirinya. Kelompok terapi di rumah sakit jiwa adalah contoh kelompok pertemuan. Kelompok penyadar mempunyai tugas utama menciptakan identitas sosial politik yang baru. Kelompok revolusioner radikal; (di AS) pada tahun 1960-an menggunakan proses ini dengan cukup banyak.

Kelompok preskriptif, mengacu pada langkah-langkah yang harus ditempuh anggota kelompok dalam mencapai tujuan kelompok. Cragan dan Wright mengkategorikan enam format kelompok preskriptif, yaitu: diskusi meja bundar, simposium, diskusi panel, forum, kolokium, dan prosedur parlementer.

C. PENGARUH KELOMPOK PADA PERILAKU KOMUNIKASI

Dalam proses komunikasi Kelompok terdapat pengaruh kelompok terhadap prilaku komunikasi yang perlu dipahami, pengaruh mana dapat diuji dalam suatu penelitian kuantitatif lebih lanjut, yakni:

1. Konformitas.

Konformitas adalah perubahan perilaku atau kepercayaan menuju (norma) kelompok sebagai akibat tekanan kelompok-yang real atau dibayangkan. Bila sejumlah orang dalam kelompok mengatakan atau melakukan sesuatu, ada kecenderungan para anggota untuk mengatakan dan melakukan hal yang sama. Jadi, kalau anda merencanakan untuk menjadi ketua kelompok,aturlah rekan-rekan anda untuk menyebar dalam kelompok. Ketika anda meminta persetujuan anggota, usahakan rekan-rekan anda secara persetujuan mereka. Tumbuhkan seakan-akan seluruh anggota kelompok sudah setuju. Besar kemungkinan anggota-anggota berikutnya untuk setuju juga.

2. Fasilitasi sosial.

Fasilitasi (dari kata Prancis facile, artinya mudah) menunjukkan kelancaran atau peningkatan kualitas kerja karena ditonton kelompok. Kelompok mempengaruhi pekerjaan sehingga menjadi lebih mudah. Robert Zajonz (1965) menjelaskan bahwa kehadiran orang lain-dianggap-menimbulkan efek pembangkit energi pada perilaku individu. Efek ini terjadi pada berbagai situasi sosial, bukan hanya didepan orang yang menggairahkan kita. Energi yang meningkat akan mempertingi kemungkinan dikeluarkannya respon yang dominan. Respon dominan adalah perilaku yang kita kuasai. Bila respon yang dominan itu adalah yang benar, terjadi peningkatan prestasi. Bila respon dominan itu adalah yang salah, terjadi penurunan prestasi. Untuk pekerjaan yang mudah, respon yang dominan adalah respon yang banar; karena itu, peneliti-peneliti melihat melihat kelompok mempertinggi kualitas kerja individu.

3. Polarisasi.

Polarisasi adalah kecenderungan ke arah posisi yang ekstrem. Bila sebelum diskusi kelompok para anggota mempunyai sikap agak mendukung tindakan tertentu, setelah diskusi mereka akan lebih kuat lagi mendukung tindakan itu. Sebaliknya, bila sebelum diskusi para anggota kelompok agak menentang tindakan tertentu, setelah diskusi mereka akan menentang lebih keras.

Pertimbangan penting dalam dimensi komunikasi antarpribadi dalam menciptakan perubahan.

Dalam merumuskan strategi komunikasi antarpribadi untuk tujuan suatu perubahan, ada beberapa dimensi yang perlu menjadi pertimbangan penting untuk dipahami, sebagai berikut:

a.    Tentang Palo Alto Group

Ada dua tipe pola penting bagi Palo Alto Group untuk menggambarkan gagasan ini. Jika dua orang saling merespon dengan cara yang sama, mereka dikatakan terlibat dalam sebuah hubungan simetris (symmetrical relationship). Pertentangan kekuasaan tepatnya seperti ini; salah satu lawan bicara menonjolkan kendali, yang lainnya juga menanggapi dengan memaksakan kendali juga, sehingga terjadilah pertentangan. Namun hubungan simetris tidak selalu pertentangan, dapat juga memberi tanggapan pasif, tanggapan balasan, atau malah keduanya bersikap saling menjaga. Tipe hubungan yang kedua adalah pelengkapan (complementary). Dalam hubungan ini, pelaku komunikasi merespon dengan cara yang berlawanan. Ketika seseorang bersikap mendominasi yang lainnya mematuhi. Ketika seseorang bersikap argumentatif yang lainnya diam. Ketika seseorang menjaga yang lain menerimanya. Oleh karena itu Palo Alto group mengambil sudut pandang kesehatan mental. Penelitian selanjutnya dikemukakan L. Edna Rogers dan koleganya menunjukan kendali dalam sebuah hubungan merupakan proses sibernatika. Tipe hubungan yang ketiga adalah one – across yaitu gerakan yang menerima atau menolak kendali orang pertama. Tetapi memberi tanggapan yang tidak terlalu mengakui gerakan kendali orang lain.

b.    Penerapan dan akibat dalam perumusan strategi perubahan.

-          Hubungan terbentuk, terjaga, dan berubah melalui komunikasi. Implikasi praktis dari pemahaman ini adalah bahwa kita bisa mengatakan seperti apa sebuah hubungan, tidak dengan mendiktenya, tetapi dengan menyadari bagaimana kita bertindak dalam situasi – situasi yang kita hadapi sebagai bagian dari sebuah hubungan.

-          Hubungan adalah sesuatu yang teratur. Sebagian besar dari kita harus menghadapi masa - masa stabilitas dan masa - masa perubahan dalam hubungan kita. Namun, selalu ada kecenderungan untuk menemukan cara untuk mengatur atau menyelaraskan interaksi di dalam hubungan. Sebenarnya setiap hubungan stabil dan berubah serta karakteristik yang anda pilih untuk anda fokuskan merupakan sudut pandang yang dapat anda gunakan untuk menguji dan memahami hubungan tersebut.

-          Hubungan bersifat dinamis. Proses penetrasi social sendiri bersifat dinamis dan kita bergerak maju mundur antara membuka dan menutup. Dinamisme hubungan dikendalikan dengan banyak cara oleh tekanan dialektis.

-          Pasangan dalam sebuah hubungan mengatur tekanan secara aktif. Pertemanan sangat menggambarkan poin ini. Tantangan pertemanan mencuat terutama dari kebutuhan untuk mengatasi berbagai pertentangan dialektis seperti mandiri vs bergantung, jujur vs protektif terhadap teman dan poin praktis dalam kehidupan sehari hari adalah bahwa kita tidak dapat lari dari pertentangan.

c.    Mencapai tujuan komunikasi interpersonal.

Dalam pandangan William Schutz (1966), seorang psikolog mengembangkan teori mengenai kebutuhan interpersonal, ditegaskan bahwa hubungan interpersonal yang berkelanjutan bergantung dari seberapa baik hal tersebut berkaitan dengan tiga kebutuhan dasar. Kebutuhan pertama adalah afeksi, yaitu keinginan untuk memberi dan mendapatkan kasih saying. Kebutuhan kedua inklusif adalah keinginan untuk menjadi bagian dari kelompok sosial tertentu. Kebutuhan ketiga adalah control, yaitu kebutuhan untuk memengaruhi orang atau peristiwa dalam kehidupan.

-          Kebutuhan fisiologi. Pada tingkat yang paling dasar, manusia butuh untuk bertahan hidup dan keterampilan berkomunikasi membantu manusia untuk memenuhinya. Contohnya bayi harus menangis untuk memberitahu oranglain kalua dia lapar atau terluka. Jika orang lain tidak merespon kebutuhan ini, maka bayi tersebut akan tersiksa atau mati. Linda mayes, seorang dokter studi anak, universitas yale, menyampaikan bahwa anak-anak dapat mengalami disabilitas permanen jika mereka mengalami trauma pada masa awal kehidupannya.

-          Kebutuhan rasa aman. Kebutuhan rasa aman juga kita penuhi melalui komunikasi. Jika atap rumah bocor, anda harus menghubungi tukang atau mekanis untuk membenarkan atap tersebut. Jika anda merasa mendapatkan ancaman, anda perlu menyampaikannya pada penegak hokum agar mendapatkan perlindungan.

-          Kebutuhan untuk memiliki. Level ketiga adalah kebutuhan untuk memiliki dan bersosialisasi. Kita semua butuh orang lain untuk menikmati kehidupan, nyaman dalam lingkungan kerja, dan cocok dalam kelompok kerja. Kita ingin bersama, diterima dan diakui oleh orang lain. Sebaliknya, kita juga harus memberikan hal yang sama kepada orang orang lain.

-          Kebutuhan untuk mendapatkan harga diri. Beranjak ke level yang lebih tinggi, yaitu kebutuhan untuk mendapatkan harga diri. Kebutuhan ini melibatkan penghargaan terhapat nilai pribadi yang kita anut dan mampu menghormati nilai yang diyakini orang lain. Proses pembentukan harga diri berlangsung sepanjang hayat melalui refleksi dari interaksi bersama orang lain. Seperti dalam dunia kerja, rekan kerja dan atasan biasanya akan menghormati dan berkomnuikasi mengenai kemampuan kerja kita. Dalam setiap tahapan yang dilalui, penilaian terhadap harga diri dibentuk oleh bagaimana orang lain berkomunikasi dengan kita.

d.    Generating of Meaning dalam komunikasi interpersonal.

Harus dipahami bahwa inti dari komunikasi interpersonal adalah berbagi makna dan informasi antara dua belah pihak (Duck, 1994). Kita tidak hanya bertukar kalimat, tetapi juga saling berkomunikasi. Kita menciptakan makna seperti kita memahami tujuan setiap kata dan perilaku yang ditampilkan oleh orang lain. Seperti kebanyakan sahabat dekat atau pasangan kekasih menciptakan kosa kata tertentu yang berkembang dalam interaksi mereka. Biasanya hal ini akan memancing tawa diantara mereka yang memahami bahasa atau kosa kata tersebut dan akhirnya membuat sadar untuk tidak membahas hal sepele.

Perhatikan hal ini. Dalam kontek berbahasa, kata “saya” menunjukan banyak makna bukan hanya satu makna. Hal ini karena komunikasi interpersonal melibatkan dua tingkatan makna (Rogers, 2008). Tingkat pertama yaitu disebut pemaknaan isi yang merujuk pada arti yang sebenarnya. Misalnya ketika orang tua menyuruh anaknya yang berumur lima tahun “bersihkan kamarmu sekarang” kalimat tersebut bermakna bahwa sang anak harus segera membersihkan kamarnya sekarang. Tingkat kedua yaitu disebut pemaknaan hubungan. Hal ini menjelaskan hubungan yang terjadi antar komunikator dan komunikan. Makna hubungan dari kalimat “bersihkan kamrmu sekarang” adalah bahwa orang tua punya hak untuk memerintahkan anaknya, mereka memiliki hubungan yang timpang.

Kebiasaan yang terjadi bahwa dalam komunikasi interpersonal, seseorang akan sesalu menerjemahkan apa yang dikatakan oleh orang lain. Meski tidak terlalu peduli dengan maknanya, kita pasti tetap melakukannya. Contohnya, beberapa waktu lalu seorang teman kencan meminta anda untuk menjauhinya untuk beberapa waktu, seorang teman menolak undangan, atau atasan dikantor lebih jarang berkomunikasi pada anda. Makna dari komunikasi ini bukanlah pembuktian diri ataupun inheren kata kata. Dari komunikasi tersebut, kita mengembangkan interpretasi. Dalam hubungan yang akrab, seorang teman biasanya akan mengonfirmasikan makna dari kalimat yang anda ucapkan. Dengan cara seperti itu, ia akan mudah memahami maksud dari informasi yang anda sampaikan. Ketika hubungan persahabatan baru saja diawali, seseorang bisa saja menganggap konfrontasi sebagai hal biasa. Sementara yang lainnya menhindari adu arguman agar tidak terjadinya kesalahpahaman dalam sebuah hubungan. Namun, seiring berjalannya waktu anda pasti akan mendapatkan konflik dan cara penyelesaian konflik itu juga. Melalui konflik, anda dapat melihatnya sebagai ancaman atau jalan untuk mengembangkan hubungan interpersonal.

e.    Mencitakan sustainable relation.

Secara prinsip bahwa komunikasi interpersonal adalah cara utama untuk membangun dan memperbaiki sebuah hubungan. Bagaimana cara kita menangani masalah? Apakah dengan konfrontasi, menjauh, atau menggunakan strategi khusus untuk segera memperbaiki hubungan? Oleh karena komunikasi tidak memiliki makna instrinsik, kita harus membangkitkan pemahaman pribadi terkait komunikasi.  Komunikasi juga bisa membuat kita menyusun kembali ke masa lalu. Misalnya ada orang jatuh cinta, mereka sering mendefinisikan cinta pada masa lalu.komunikasi juga merupakan sarana utama untuk membangun masa depan dalam iinteraksi dan hubungan interpersonal anda. Dalam persahabatan, pembicaraan mengenai impian bersama di masa depan adalah salah satu pengikat paling kuat yang dapat mengakrabkan manusia (Dixson dan Duck, 1993).

REFERENSI:

Kumara Ari Yuana, The Greatest philosophers: 100 Tokoh Filsuf Barat dari Abad 6 SM – Abad 21 yang Menginspirasi Dunia Bisnis, penerbit Andi, Yogyakarta: 2010.

  Bagus Takwin, akar-akar ideologi: Pengantar Kajian konsep Ideologi dari Plato hingga Bourdieu (Yogyakarta: Jalasutra).

Senjaya, Sasa Djuarsa. 2007. Teori Komunikai. Jakarta : Universitas Terbuka.

Panuju, Redi, 2018. Pengantar Studi (Ilmu) Komunikasi Komunikasi Sebagai Kegiatan Komunikasi Sebagai Ilmu. Jakarta : Prenadamedia Group.

Hafied Cangara, 2006. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada.

Teori Komunikasi Antarpribadi – Dr.Leila Mona Ganiem, Si. & Prof. Dr. Muhammad Budyatna, M.A.

Teory Of Human Communication – Little John

Komunikasi Interpersonal Interaksi Keseharian – Julia T.Wood

Asumsi-asumsi beberapa teori pengembangan hubungan sebagai dasar perumusan strategi hubungan antarpribadi.

Untuk merumuskan strategi perubahan maka logika teoritis dari beberapa teori dalam cakupan hubungan antarpribadi berikut ini dapat dijadikan pertimbangan atau bahan dasar untuk disesuiakan dengan tujuan komunikasi yang kita lakukan, baik dari teori-teori umum maupun dari teori-teori kontekstual berikut ini. Ada beberapa yang masuk dalam kategori Teori Umum (General Theory), sebagai berikut:

a. Teori-Teori Fungsional dan Struktural

Ciri dari jenis teori ini (meskipun istilah fungsional dan structural barangkali tidak tepat) adalah adanya kepercayaan atau pandangan tentang berfungsinya secara nyata struktur yang berada diluar diri pengamat.

Meskipun pendekata fungsional dan structural ini seringkali dikombinasikan,namun masing-masing mempunyai titik penekanan yang berbeda. Pendekatan strukturalisme yang berasal dari linguistik,menekankan pengkajiannya pada hal-hal yang menyangkut pengorganisasian bahasa dan sistem sosial. Pendekatan fungsional yang berasal dari biologi,menekankan pengkajiannya tentang cara-cara mengorganisasikan dan mempertahankan sistem.

Kedua pendekatan ini juga memiliki beberapa persamaan karakteristik sebagai berikut:

1. Baik pendekatan strukturalisme ataupun pendekatan fungsionalisme,dua-duanya sama-sama lebih mementingkan synchrony (stabilitas dalam kurun waktu tertentu) daripada diachrony (perubahan dalam kurun waktu tertentu).

2. Kedua pendekatan sama-sama mempunyai kecenderungan memusatkan perhatiannya pada “akibat-akibat yang tidak diinginkan” (unintended consequences) daripada hasil-hasil yang sesuai tujuan.

3. Kedua pendekatan sama-sama mempunyai kepercayaan bahwa realitas itu pada dasarnya objektif dan independent (bebas)

4. Pendekatan Strukturalisme dan fungsionalisme juga sama-sama bersifat dualistis karena kedua-duanya memisahkan bahasa dan lambang dari pemikiran-pemikiran dan objek-objek yang disimbolkan dalam komunikasi.

5. Kedua pendekatan juga sama-sama memegang prinsip the correspondence theory of truth (teori kebenaran yang sesuai).

b. Teori-Teori Behavioral dan Cognitive

Sebagaimana halnya dengan teori-teori strukturalis dan fungsional,teori-teori behavioral, dan kognitif juga merupakan gabungan dari dua tradisi yang berbeda. Asumsinya tentang hakikat dan cara menentukan pengetahuan juga sama dengan aliran strukturalis dan fungsional. Perbedaan utama antara aliran behavioral dan kognitif dengan aliran strukturalis dan fungsional hanyalah terletak pada focus pengamatan serta sejarahnya. Salah satu konsep pemikiran yang terkenal adalah tentang model “S-R” (stimulus-response) yang menggambarkan proses informasi antara “stimulus” (rangsangan) dan “respons” (tanggapan). Teori-teori behavioral dan cognitive juga mengutamakan “variable-analytic”. Analisis ini pada dasarnya merupakan upaya mengidentifikasikan variable-variabel kognitif yang dianggap penting, serta mencari hubungan korelasi di antara variable.

Komunikasi menurut pandangan ini,dianggap sebagai manifestasi dari tingkah laku,proses berfikir,dan fungsi “bio-neural” dari individu. Oleh karenanya, variable-variable penentu yang memegang peranan penting terhadap sarana kognisi seseorang biasanya berada diluar control dan kesadaran orang tersebut.

c. Teori-teori Konvensional dan Interaksional

Teori-teori ini berpandangan bahwa kehidupan sosial merupakan suatu proses interaksi yang membangun,memelihara serta mengubah kebiasaan-kebiasaan tertentu,termaksud dalam hal ini bahasa dan simbol-simbol. Komunikasi,menurut teori ini,dianggap sebagai alat perekat masyarakat (the glue of society). Kelompok teori ini berkembang dari aliran pendekatan “interaksionisme simbolis” (symbolic interactionism) sosiologi dan filsafat bahasa ordiner.

Teori interaksional dan Konvensional melihat struktur sosial sebagai produk dari interaksi yang memfokuskan tentang bahasa dipergunakan untuk membentuk struktur sosial, serta bahasa dan simbol-simbol lainnya direproduksi, dipelihara serta diubah dalam penggunaannya.

Menurut teori-teori interaksional dan konvensional,makna pada dasarnya merupakan kebiasaan-kebiasaan yang diperoleh melalui interaksi. Oleh karena itu, makna dapat berubah dari waktu ke waktu, dari konteks ke konteks, serta dari satu kelompok sosial ke kelompok lainnya. 

d. Teori-teori Kritis dan Interpretif

Kelompok teori yang keempat adalah kelompok teori-teori kritis dan interpretif. Gagasan-gagasannya banyak berasal dari berbagai tradisi, seperti sosiologi interpretif (interpretive sociology), pemikiran Max Weber phenomenology dan hermeneutics, Marxisme dan aliran “Frankfurt School”, serta berbagai pendekatan tekstual, seperti teori-teori retrorika, “biblical” dan kesusastraan. Pendekatan kelompok teori ini terutama sekali populer di negara-negara Eropa.

Terdapat dua karakteristik umum. Pertama, penekanan terhadap peran subjektivitas yang didasarkan pada pengalaman individual. Kedua, makna atau “meaning” merupakan konsep kunci dalam teori-teori ini. Dengan memahami makna dari suatu pengalaman, seseorang akan menjadi sadar akan kehidupan dirinya.

Terdapat perbedaan mendasar antara teori interpretif dan teori kritis dalam hal pendekatannya. Pendekatan interpretif cenderung menghindarkan sifat-sifat preskriptif dan keputusan-keputusan absolut tentang fenomena yang diamati. Pengamatan (observations) menurut teori interpretif hanyalah sesuatu yang bersifat tentatif dan relatif. Sementara teori kritis (critical theories) lazimnya cenderung menggunakan keputusan-keputusan yang absolut, preskriptif, dan juga polotis sifatnya.

Bagaimana Hubungan Critical Theory dalam Hubungan Internasional? - Hubungan Internasional - Dictio Community

Berikut, terdapat beberapa yang masuk dalam kategori Teori Kontekstual. Berdasarkan konteks atau tingkatan analisisnya, teori-teori komunikasi secara umum dapat dibagi menjadi 5 konteks atau tingkatan sebagai berikut : a. Intrapersonal communication (komunikasi intrapribadi), b. Interpersonal communication, c. Group Communication (komunikasi kelompok), d. Organizational communication (komunikasi organisasi), dan e. Mass communication (komunikasi kelompok).

a. Komunikasi di Dalam Diri Sendiri (Intrapersonal Communication)

Beberapa pakar membagi komunikasi pribadi menjadi dua, yaitu: (1) Komunikasi yang dilakukan seseorang tanpa orang lain atau komunikasi dengan diri sendiri; dan (2) Komunikasi yang dilakukan dengan orang lain. Secara bergantian bila yang satu memosisikan diri sebagai pengirim pesan (komunikator), maka yang satu menjadi penerima pesan (komunikan). Komunikasi Intrapribadi disebut komunikasi dengan dirinya sendiri, karena manusia dianggap sebagai makhluk rohaniah yang memiliki kemampuan merefleksikan diri sendiri. Kita dapat membuat pemisahan antara kita sebagai subjek dan objek (Hardjana,2003: 47).

Berikut beberapa pengertian (definisi) tentang komunikasi intrapribadi yang telah dirumuskan para ahli.

Dalam pandangan Jalaludin Rakhmat (2001) menyatakan bahwa jika dilihat dari segi psikologi koounikasi maka yang dimaksud dengan komunikasi intrapersonal adalah proses pengolahan informasi yang meliputi sensasi,persepsi,memori,dan berpikir. Namun Judy Pearson dan Paul Nelson (2011) mendefinisikan komunikasi intrapersonal sebagai proses menggunakan pesan untuk menghasilkan makna didalam diri. Sedangkan Ronald B. Adler dan George Rodman (2006) mendefinisikan komunikasi intrapersonal sebagai komunikasi dengan diri sendiri.

b. Komunikasi Intrapersonal sebagai Soft Skill

Secara umum soft skill dimaknai sebagai keterampilan seseorang dalam berhubungan dengan orang lain (interpersonal skils) dan keterampilan dalam mengatur dirinya sendiri (intrapersonal skills) yang mampu mengembangkan untuk kerja secara maksimal. Donna R Vocate membedakan antara keterampilan komunikasi intrapersonal yang disebut bicara sendiri (self talk) dan bicara dibatin (inner speech). Seseorang acap kali terlihat bicara sendiri. Ada 2 kemungkinan orang berbicara sendiri ; pertama, hanya sebagai katarsis atau kesumpekan yang menyumbat ekspresinya. Bentuk katarsisnya adalah dikeluarkan dari mulutnya tanpa maksud untuk menangkap pesan dari mulutnya. Kedua, berbicara sendiri dengan maksud untuk didengar telinganya sendiri. Ia meminjam telinganya untuk menangkap pesan dari mulutnya. Selanjutnya saraf pendengaran mengirimkan pesan ke syaraf sensorik untuk decoding (dirumuskan) lebih lanjut.

Ada beberapa cara untuk meningkatkan kemampuan komunikasi intrapersonal. Hardjana (2003:51-77) menyebutkan beberapa cara dimaksud, yakni: 1). Bermeditasi. 2). Mendengarkan hati nurani. 3). Mendayagunakan kehendak bebas. 4). Mendayagunakan daya imajinasi kreatif. 5). Mendayagunakan buku harian

Komunikasi intrapersonal sebagai skill membutuhkan latihan yang terarah. Hubungan antara subjek dan objek dalam satu pribadi membutuhkan kepiawaian dalam mengelola. Apa yang direkomendasikan oleh Hardjana untuk meningkatkan kemampuan interpersonal di atas cenderung dalam konteks membayangkan objel untuk dimainkan dalam pikiran. Karena itu meningkatkan kemampuan intrapersonal dalam membangun isi pesan berkaitan dengan pengalaman dan acuan.

Model komunikasi linier yang dibuat Wilbur Schramm (1954) menunjukkan wilayah pengalaman (field of experience) dan kerangka refrensi (frame of reference). Seseorang hanya bisa meng-encode pesan bila sebelumnya pernah berhubungan secara langsung dengan objek empiriknya. Semakin empiris objek dikenali semakin lebih representatif dalam penggambarannya. Cara agar membuat komunikasi intrapersonal bermanfaat.

a. Subjek-subjek dalam komunikasi intrapersonal harus berani mengeluarkan stimulus yang cenderung mengajak pikiran berprasangka buruk.

b. Subjek-subjek dalam komunikasi intrapersonal harus berani menuju ruang kompromi dalam memaknai stimulus.sehingga makna yang disepakati adalah makna yang bergerak dari titik ekstrem kiri dan kanan menuju tengah.

c. Makna-makna yang terajut perlu didokumentasikan supaya bisa dicek kembali pada waktu yang berbeda.